Rechnung kostenlos erstellen

Was eine Rechnungsvorlage wirklich entscheidet

Eine Rechnung wird von drei Personen gelesen: vom Kunden, der die Positionen prüft; von dessen Buchhaltung, die Nummer, Datum, Steueraufschlüsselung und Ihre Steuernummer braucht; und in vielen Ländern von einem Finanzbeamten, der genau die Angaben sucht, die das Gesetz nennt. Die eigentliche Aufgabe einer Vorlage ist, die richtigen Felder für dieses Land zu haben. Deshalb unterscheiden sich diese Vorlagen nicht nur im Aussehen, sondern in dem, was sie abfragen: Die GST-Rechnung hat einen Lieferort und HSN-Codes, die Mushak-6.3 eine Challan-Nummer und Ausstellungszeit, die deutsche Rechnung ein Leistungsdatum, die spanische Factura eine IRPF-Zeile.

Das PDF dieser Vorlagen ist gesetzt, kein Screenshot. Jede Zahl ist echter Text in einer in die Datei eingebetteten Schrift, sodass sie markiert, gesucht und von der Buchhaltungssoftware des Kunden gelesen werden kann; das PDF druckt scharf und bleibt klein. Der Excel-Download enthält dieselben Positionen mit echten Formeln – ändern Sie eine Menge, und Steuer und Gesamtbetrag folgen – und der Word-Download ist ein normales Dokument mit echten Tabellen, die Sie bearbeiten können.

Regionale Gepflogenheiten unterscheiden sich stärker, als die meisten Generatoren zugeben. Rechnungen in Bangladesch, Indien, Pakistan und Nepal tragen den Betrag in Worten und runden auf volle Rupien oder Taka; Quittungen dort werden mit BEZAHLT gestempelt; Geschäfte nutzen ein liniertes Kassenbeleg-Layout statt eines modernen. US-Rechnungen stehen auf Letter-Papier mit Net-30-Zahlungsziel und oft ohne Steuerzeile; EU-Rechnungen zwischen Unternehmen tragen zwei USt-IdNrn. und den Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Die Vorlagen gehen von diesen Gepflogenheiten aus, und jede davon lässt sich ändern.

Wenn Sie etwas anderes brauchen

Buchhaltungssoftware (Lexware, sevdesk, Zoho, QuickBooks) ist das bessere Tool, sobald Sie Dutzende Rechnungen im Monat verschicken und sie nachverfolgen müssen: wer bezahlt hat, was überfällig ist, Mahnungen, Berichte und die daraus befüllte Umsatzsteuervoranmeldung. Dieser Generator erstellt das Dokument, merkt sich Ihre Daten und zählt die Nummer weiter; ein Buchungsjournal führt er nicht. Viele nutzen beides: die Software für Stammkunden, dieses Tool für den einmaligen Auftrag.

Wo das Gesetz elektronische Rechnungen über ein staatliches System vorschreibt – Indiens E-Invoice-Portal oberhalb der Umsatzgrenze, Saudi-Arabiens Fatoora, Mexikos CFDI, Brasiliens NF-e, Vietnams E-Rechnung –, ist das offizielle Dokument das, was dieses System ausstellt. Die Vorlagen hier entsprechen den Feldern dieser Formate, sodass das, was Sie drucken, mit dem übereinstimmt, was Sie einreichen; eingereicht wird es aber nicht.