Excel in PDF umwandeln

Ihre Druckeinrichtung ist die Umwandlung

Eine Tabelle hat keine Seiten, bis etwas sie auf Seiten verteilt – und wo die Umbrüche fallen, bestimmt die Druckeinrichtung, die bereits in Ihrer Arbeitsmappe gespeichert ist. Druckbereich, Ausrichtung, Papierformat, Ränder, „auf eine Seite in der Breite anpassen“, die Zeilen, die Excel oben wiederholen soll, manuelle Seitenumbrüche und ob Gitternetzlinien und Überschriften gedruckt werden – all das wird gelesen und befolgt. Das ist das Nützlichste, was man über das Umwandeln einer Tabelle wissen kann: Wenn das PDF falsch umbricht, korrigieren Sie es in Excel unter „Seitenlayout“ und wandeln Sie erneut um, denn hier gibt es nichts einzustellen, was die Arbeitsmappe nicht schon festlegt.

Jedes Tabellenblatt wird in der Reihenfolge der Arbeitsmappe übernommen und behält seine eigene Druckeinrichtung – eine Arbeitsmappe kann also Hochformat-Seiten für die Übersicht und Querformat für die Daten ergeben, genau wie auf Papier. Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Tabellenblätter bleiben ausgeblendet, weil Excel sie auch nicht druckt. Zellkommentare und Notizen erscheinen nur, wenn die Arbeitsmappe so eingestellt ist, dass sie gedruckt werden – standardmäßig ist sie das nicht.

Werte kommen formatiert statt roh an, und das ist der Unterschied zwischen einem nützlichen PDF und einer Zahlenwand: Eine Zelle, die 1.234,50 € zeigt, kommt als 1.234,50 € an und nicht als 1234,5, Datumswerte behalten das Format, das das Tabellenblatt ihnen gegeben hat, und ein Prozentwert bleibt ein Prozentwert. Die Formeln selbst sind weg, weil ein PDF sie nirgends aufbewahren kann – Sie bekommen das Ergebnis der Formel. Bedingte Formatierung ist beim Setzen des Tabellenblatts schon in tatsächliche Farben aufgelöst, rote Zellen bleiben also rot. Der Text bleibt echter Text, das PDF ist also durchsuchbar.

Der Ersatzmodus ist etwas ganz anderes, und die Seite sagt Ihnen, wenn er läuft. Ist unser Server nicht erreichbar, wird die Arbeitsmappe lokal zu einer sauberen Wertetabelle mit Text und Rahmen neu aufgebaut – und auf diesem Weg gehen die Bilder, die Zellfarben, die Zahlenformatierung und auch die Druckeinrichtung verloren. Das Ergebnis ist eine lesbare Aufstellung dessen, was im Tabellenblatt stand, kein Abbild davon, wie es gedruckt aussieht.

Wenn Sie etwas anderes brauchen

Dieses Tool sendet Ihre Arbeitsmappe an einen Server, und Finanzmodelle sind genau die Art Datei, bei der Vorsicht angebracht ist. Wenn Sie LibreOffice installieren und soffice --headless --convert-to pdf book.xlsx ausführen, erhalten Sie dieselbe Umwandlung, ohne dass etwas über das Netzwerk geht – und ein ganzer Ordner voller Arbeitsmappen ist mit einem Befehl erledigt.

Wenn die Seitenaufteilung exakt stimmen muss – ein Bericht, den jemand mit der gedruckten Fassung vergleicht –, verwenden Sie Excels eigenes „Als PDF exportieren“. Jeder andere Konverter setzt Text mit seinen eigenen Schriftmetriken, sodass eine Spalte, die in Excel gerade noch passt, anderswo in einer Zeile auf eine zweite Zeile umbrechen kann – und in einem langen Tabellenblatt zieht eine einzige zusätzliche Zeile durchgehend andere Seitenumbrüche nach sich.