Excel থেকে PDF-এ কনভার্ট করুন

আপনার প্রিন্ট সেটআপই কনভার্শন

কোনো কিছু পেজে ভাগ না করা পর্যন্ত স্প্রেডশিটের কোনো পেজ থাকে না, আর কোথায় পেজ ভাঙবে তা ঠিক করে আপনার ওয়ার্কবুকে আগে থেকেই সেভ করা প্রিন্ট সেটআপ। প্রিন্ট এরিয়া, ওরিয়েন্টেশন, কাগজের সাইজ, মার্জিন, “fit to one page wide”, যে সারিগুলো Excel-কে ওপরে বারবার দেখাতে বলেছেন, ম্যানুয়াল পেজ ব্রেক, আর গ্রিডলাইন ও হেডিং প্রিন্ট হবে কি না — সবই পড়া হয় এবং মানা হয়। স্প্রেডশিট কনভার্ট করার ব্যাপারে এটিই সবচেয়ে কাজের কথা: PDF-এ পেজ ভুলভাবে ভাগ হলে Excel-এর Page Layout-এ ঠিক করে আবার কনভার্ট করুন, কারণ ওয়ার্কবুকে যা বলা নেই এমন কিছু এখানে সেট করার নেই।

প্রতিটি শিট ওয়ার্কবুকের ক্রমে থাকে, আর প্রত্যেকটি নিজের প্রিন্ট সেটআপ ধরে রাখে — তাই একটি ওয়ার্কবুক থেকেই সারাংশের জন্য পোর্ট্রেট আর ডেটার জন্য ল্যান্ডস্কেপ পেজ হতে পারে, ঠিক কাগজে যেমন হতো। লুকানো সারি, লুকানো কলাম ও লুকানো শিট লুকানোই থাকে, কারণ Excel সেভাবেই প্রিন্ট করে। সেলের কমেন্ট ও নোট দেখা যায় না, যদি না ওয়ার্কবুকে সেগুলো প্রিন্ট করার সেটিং থাকে — ডিফল্টভাবে তা থাকে না।

মানগুলো কাঁচা নয়, ফরম্যাট করা অবস্থায় আসে — কাজের PDF আর সংখ্যার দেয়ালের মধ্যে পার্থক্য এটিই: যে সেলে £1,234.50 দেখায়, তা £1,234.50 হিসেবেই আসে, 1234.5 হিসেবে নয়; তারিখ শিটের দেওয়া ফরম্যাটই রাখে; আর শতাংশ শতাংশই থাকে। ফর্মুলাগুলো নিজে থাকে না, কারণ PDF-এ সেগুলো রাখার জায়গা নেই — ফর্মুলা যা তৈরি করেছে, আপনি সেটিই পান। শিট সাজানোর আগেই কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং আসল রঙে পরিণত হয়ে যায়, তাই লাল সেল লালই থাকে। লেখা আসল লেখাই থাকে, তাই PDF-টি সার্চযোগ্য।

বিকল্প পদ্ধতিটি একেবারে আলাদা জিনিস, আর এটি চললে পেজই আপনাকে জানিয়ে দেয়। আমাদের সার্ভারে পৌঁছানো না গেলে ওয়ার্কবুকটি এখানেই লেখা ও বর্ডারসহ মানের একটি পরিষ্কার টেবিলে আবার তৈরি হয় — আর সেই পথে ছবি, সেলের রং, নম্বর ফরম্যাটিং আর প্রিন্ট সেটআপ বাদ পড়ে যায়। এটি শিটে কী ছিল তার পড়ার মতো একটি রেকর্ড, শিটটি প্রিন্টে কেমন দেখায় তার ছবি নয়।

অন্য কিছু দরকার হলে

এই টুল আপনার ওয়ার্কবুক একটি সার্ভারে পাঠায়, আর ফাইন্যান্সিয়াল মডেল ঠিক সেই ধরনের ফাইল, যা নিয়ে সাবধান থাকা মানুষের জন্য সঠিক। LibreOffice ইনস্টল করে soffice --headless --convert-to pdf book.xlsx চালালে নেটওয়ার্কে কিছু না পাঠিয়েই একই কনভার্শন পাবেন, আর এক কমান্ডে পুরো এক ফোল্ডার ওয়ার্কবুকও সামলানো যায়।

পেজিনেশন যখন একদম নিখুঁত হতে হবে — এমন রিপোর্ট যা কেউ প্রিন্ট করা কপির সঙ্গে মিলিয়ে দেখবে — তখন Excel-এর নিজস্ব Export to PDF ব্যবহার করুন। অন্য প্রতিটি কনভার্টার নিজের ফন্ট মেট্রিক দিয়ে লেখা সাজায়, তাই Excel-এ যে কলাম কোনোমতে এঁটে যায়, অন্য জায়গায় তার একটি সারি দ্বিতীয় লাইনে চলে যেতে পারে, আর লম্বা শিটে একটিমাত্র বাড়তি লাইনই পুরো ফাইলজুড়ে পেজ ব্রেক বদলে দেয়।