Convertir un Excel en PDF

Votre mise en page d'impression fait la conversion

Une feuille de calcul n'a pas de pages tant que rien ne la pagine, et ce qui décide où tombent les sauts, c'est la mise en page d'impression déjà enregistrée dans votre classeur. Zone d'impression, orientation, format du papier, marges, « Ajuster à 1 page en largeur », les lignes que vous avez demandé à Excel de répéter en haut, les sauts de page manuels, l'impression ou non du quadrillage et des en-têtes — tout est lu et respecté. C'est la chose la plus utile à savoir quand on convertit une feuille de calcul : si la pagination du PDF est mauvaise, corrigez-la dans l'onglet Mise en page d'Excel et relancez la conversion, car il n'y a rien à régler ici que le classeur ne dise déjà.

Toutes les feuilles sont incluses dans l'ordre du classeur, et chacune garde sa propre mise en page d'impression — un même classeur peut donc produire des pages en portrait pour la synthèse et en paysage pour les données, exactement comme sur papier. Les lignes, colonnes et feuilles masquées restent masquées, parce que c'est ce qu'Excel imprime. Les commentaires et notes de cellule n'apparaissent pas, sauf si le classeur est réglé pour les imprimer, ce qui n'est pas le cas par défaut.

Les valeurs arrivent mises en forme et non brutes, ce qui fait la différence entre un PDF utile et un mur de chiffres : une cellule qui affiche 1 234,50 € arrive en 1 234,50 € et non en 1234.5, les dates gardent le format que la feuille leur a donné, et un pourcentage reste un pourcentage. Les formules elles-mêmes disparaissent, car un PDF n'a aucun endroit où les garder — vous obtenez ce que la formule a produit. La mise en forme conditionnelle est déjà résolue en vraies couleurs au moment où la feuille est mise en page, donc les cellules rouges restent rouges. Le texte reste du vrai texte, et le PDF est consultable par recherche.

La solution de secours est tout autre chose, et la page vous prévient quand elle s'active. Si notre serveur est injoignable, le classeur est reconstruit localement en un tableau propre de valeurs, avec texte et bordures — et cette voie abandonne les images, les couleurs de cellule, le format des nombres et, avec eux, la mise en page d'impression. C'est un relevé lisible de ce que contenait la feuille, pas une image de la façon dont elle s'imprime.

Si vous cherchez autre chose

Cet outil envoie votre classeur à un serveur, et les modèles financiers sont précisément le genre de fichier avec lequel on a raison d'être prudent. Installer LibreOffice et lancer soffice --headless --convert-to pdf book.xlsx vous donne la même conversion sans que rien ne transite par le réseau, et traite tout un dossier de classeurs en une seule commande.

Quand la pagination doit être parfaitement exacte — un rapport que quelqu'un comparera à la version imprimée —, utilisez la fonction d'export en PDF d'Excel. Tout autre convertisseur met le texte en page avec ses propres métriques de police : une colonne qui tient tout juste dans Excel peut renvoyer une ligne à la ligne ailleurs, et dans une longue feuille, une seule ligne en plus décale tous les sauts de page qui suivent.