Converter Excel em PDF

Sua configuração de impressão é a conversão

Uma planilha não tem páginas até que algo a pagine, e quem decide onde caem as quebras é a configuração de impressão já salva na sua planilha. Área de impressão, orientação, tamanho do papel, margens, “ajustar a 1 página de largura”, as linhas que você mandou o Excel repetir no topo, quebras de página manuais e se as linhas de grade e os cabeçalhos são impressos — tudo isso é lido e respeitado. Esta é a coisa mais útil a saber sobre converter uma planilha: se o PDF sair com a paginação errada, corrija no Layout da Página do Excel e converta de novo, porque não há nada para configurar aqui que a planilha já não diga.

Todas as abas são incluídas na ordem da planilha, e cada uma mantém a própria configuração de impressão — então uma mesma planilha pode gerar páginas em retrato para o resumo e em paisagem para os dados, exatamente como sairia no papel. Linhas, colunas e abas ocultas continuam ocultas, porque é isso que o Excel imprime. Comentários e anotações de célula não aparecem, a menos que a planilha esteja configurada para imprimi-los, o que não é o padrão.

Os valores chegam formatados, não crus, e essa é a diferença entre um PDF útil e um paredão de números: uma célula que mostra R$ 1.234,50 chega como R$ 1.234,50, e não como 1234,5; datas mantêm o formato que a aba lhes deu; e uma porcentagem continua porcentagem. As fórmulas em si somem, porque um PDF não tem onde guardá-las — você recebe o que a fórmula produziu. A formatação condicional já foi resolvida em cores reais quando a aba é montada, então as células vermelhas continuam vermelhas. O texto continua sendo texto de verdade, então o PDF é pesquisável.

A alternativa é outra história, e a página avisa quando ela entra em ação. Se nosso servidor não puder ser acessado, a planilha é reconstruída localmente como uma tabela limpa de valores, com texto e bordas — e esse caminho descarta as imagens, as cores das células, a formatação de números e, junto, a configuração de impressão. É um registro legível do que a aba continha, e não um retrato de como ela é impressa.

Quando você precisa de outra coisa

Esta envia sua planilha para um servidor, e modelos financeiros são justamente o tipo de arquivo com que as pessoas fazem bem em ter cuidado. Instalar o LibreOffice e rodar soffice --headless --convert-to pdf book.xlsx dá a mesma conversão sem nada passar pela rede, e converte uma pasta inteira de planilhas com um só comando.

Quando a paginação precisa ficar exatamente certa — um relatório que alguém vai comparar com a versão impressa —, use a exportação para PDF do próprio Excel. Qualquer outro conversor monta o texto com as próprias métricas de fonte, então uma coluna que cabe certinho no Excel pode quebrar uma linha em duas em outro lugar, e em uma aba longa uma única linha a mais desencadeia quebras de página diferentes do começo ao fim.