ExcelをPDFに変換

印刷設定がそのまま変換結果になる

スプレッドシートには、何かがページ分けするまでページというものがありません。改ページの位置を決めるのは、ブックにすでに保存されている印刷設定です。印刷範囲、印刷の向き、用紙サイズ、余白、「横1ページに収める」、上端に繰り返すよう指定した行、手動の改ページ、枠線や見出しを印刷するかどうか。そのすべてを読み取り、そのとおりに処理します。スプレッドシートの変換で知っておくべき最も役立つことはこれです。PDFのページ分けがおかしければ、Excelの「ページレイアウト」で直してから変換し直してください。 ブックに書かれている以上のことを、ここで設定する必要はありません。

すべてのシートがブック内の順番で含まれ、それぞれが独自の印刷設定を保ちます。そのため1つのブックから、概要は縦向き、データは横向きのページを、紙に印刷するのとまったく同じように作れます。非表示の行、列、シートは非表示のままです。Excelでもそれらは印刷されないからです。セルのコメントやメモは、ブックで印刷するよう設定されていない限り表示されません。既定では印刷されない設定です。

値は生の数値ではなく表示形式どおりに出力されます。これが役に立つPDFと数字の羅列との違いです。£1,234.50と表示されているセルは1234.5ではなく£1,234.50のまま、日付はシートで設定した形式のまま、パーセンテージはパーセンテージのままです。数式そのものはなくなります。PDFには数式を保持する場所がないので、得られるのは数式の計算結果です。条件付き書式は、シートがレイアウトされる時点ですでに実際の色に解決されているので、赤いセルは赤いままです。テキストは本物のテキストのままなので、PDFは検索できます。

代替変換はまったく別物で、実行されるときはページに表示されます。 当サイトのサーバーにつながらない場合、ブックはその場でテキストと罫線付きのすっきりした値の表として組み立て直されます。その経路では、画像、セルの色、数値の表示形式、そして印刷設定も失われます。シートの印刷時の見た目ではなく、シートの中身を読める形で記録したものになります。

ほかの目的には

このツールはブックをサーバーに送信します。財務モデルは、まさに慎重に扱うのが正しい種類のファイルです。LibreOfficeをインストールしてsoffice --headless --convert-to pdf book.xlsxを実行すれば、何もネットワークを通さずに同じ変換ができ、フォルダー内のブックもコマンド1つで処理できます。

ページ分けを完全に正確にしたいとき（誰かが印刷版と見比べるレポートなど）は、Excel自身の「PDFにエクスポート」を使いましょう。ほかの変換ツールはどれも独自のフォントメトリクスでテキストを配置するため、Excelではぎりぎり収まる列が、ほかでは1行はみ出して2行に折り返されることがあります。長いシートでは、その1行が連鎖して全体の改ページ位置が変わってしまいます。