Convertir Excel a PDF

Tu configuración de impresión es la conversión

Una hoja de cálculo no tiene páginas hasta que algo la pagina, y lo que decide dónde caen los saltos es la configuración de impresión que ya está guardada en tu libro. El área de impresión, la orientación, el tamaño del papel, los márgenes, el “ajustar a una página de ancho”, las filas que le pediste a Excel que repita arriba, los saltos de página manuales y si se imprimen las líneas de cuadrícula y los encabezados: todo se lee y se respeta. Esto es lo más útil que hay que saber al convertir una hoja de cálculo: si el PDF se pagina mal, corrígelo en Diseño de página de Excel y vuelve a convertir, porque aquí no hay nada que configurar que el libro no diga ya.

Todas las hojas se incluyen en el orden del libro, y cada una conserva su propia configuración de impresión, así que un mismo libro puede dar páginas verticales para el resumen y horizontales para los datos, exactamente como en papel. Las filas, columnas y hojas ocultas siguen ocultas, porque eso es lo que imprime Excel. Los comentarios y notas de celda no aparecen salvo que el libro esté configurado para imprimirlos, algo que no ocurre de forma predeterminada.

Los valores llegan con formato y no en bruto, que es la diferencia entre un PDF útil y un muro de números: una celda que muestra £1,234.50 llega como £1,234.50 y no como 1234.5, las fechas conservan el formato que les dio la hoja y un porcentaje sigue siendo un porcentaje. Las fórmulas en sí desaparecen, porque un PDF no tiene dónde guardarlas: obtienes lo que la fórmula produjo. El formato condicional ya se ha convertido en colores reales cuando se compone la hoja, así que las celdas rojas siguen rojas. El texto sigue siendo texto real, así que el PDF permite buscar.

El conversor alternativo es otra cosa, y la página te avisa cuando se usa. Si no se puede acceder a nuestro servidor, el libro se reconstruye en tu dispositivo como una tabla limpia de valores con texto y bordes, y ese proceso pierde las imágenes, los colores de celda, el formato de los números y, con ellos, la configuración de impresión. Es un registro legible de lo que contenía la hoja, no una imagen de cómo se imprime.

Si buscas otra cosa

Esta herramienta envía tu libro a un servidor, y los modelos financieros son justo el tipo de archivo con el que conviene tener cuidado. Si instalas LibreOffice y ejecutas soffice --headless --convert-to pdf book.xlsx, obtienes la misma conversión sin que nada pase por la red, y procesa una carpeta entera de libros con un solo comando.

Cuando la paginación tiene que ser exacta (un informe que alguien va a comparar con la versión impresa), usa la opción Exportar a PDF del propio Excel. Cualquier otro conversor compone el texto con sus propias métricas de fuente, así que una columna que en Excel cabe justo puede pasar una fila a una segunda línea en otro programa, y en una hoja larga una sola línea de más provoca saltos de página distintos en todo el documento.