Chuyển Excel sang PDF

Thiết lập in của bạn chính là cách chuyển đổi

Bảng tính không có trang nào cho đến khi có thứ gì đó phân trang cho nó, và thứ quyết định chỗ ngắt trang là thiết lập in đã lưu sẵn trong bảng tính của bạn. Vùng in, hướng giấy, khổ giấy, lề, “vừa một trang theo chiều rộng”, các hàng bạn bảo Excel lặp lại ở đầu trang, ngắt trang thủ công, và việc có in đường lưới và tiêu đề hàng cột hay không — tất cả đều được đọc và tuân theo. Đây là điều hữu ích nhất cần biết khi chuyển đổi bảng tính: nếu PDF phân trang sai, hãy sửa trong mục Page Layout của Excel rồi chuyển đổi lại, vì ở đây không có gì để cài đặt mà bảng tính chưa quy định sẵn.

Mọi trang tính đều được đưa vào theo thứ tự trong bảng tính, và mỗi trang tính giữ thiết lập in riêng — nên một bảng tính có thể cho ra trang dọc cho phần tóm tắt và trang ngang cho phần dữ liệu, đúng như khi in ra giấy. Hàng ẩn, cột ẩn và trang tính ẩn vẫn bị ẩn, vì Excel in như vậy. Nhận xét và ghi chú trong ô không xuất hiện trừ khi bảng tính được đặt để in chúng, mà mặc định thì không.

Giá trị được chuyển sang ở dạng đã định dạng chứ không phải dạng thô, và đó là khác biệt giữa một PDF hữu ích và một bức tường số: ô hiển thị £1,234.50 sẽ ra đúng £1,234.50 chứ không phải 1234.5, ngày tháng giữ định dạng mà trang tính đã đặt, và phần trăm vẫn là phần trăm. Bản thân công thức thì mất, vì PDF không có chỗ để giữ chúng — bạn nhận được kết quả mà công thức tạo ra. Định dạng có điều kiện đã được quy thành màu thật vào lúc trang tính được dàn trang, nên ô đỏ vẫn đỏ. Chữ vẫn là chữ thật, nên PDF tìm kiếm được.

Phương án dự phòng là một chuyện khác hẳn, và trang sẽ báo cho bạn khi nó chạy. Nếu không truy cập được máy chủ của chúng tôi, bảng tính được dựng lại ngay trên máy thành một bảng giá trị gọn gàng có chữ và đường viền — và cách này bỏ đi hình ảnh, màu ô, định dạng số cùng với thiết lập in. Đó là bản ghi dễ đọc về nội dung trang tính, chứ không phải hình ảnh của cách nó được in ra.

Khi bạn cần công cụ khác

Công cụ này gửi bảng tính của bạn lên máy chủ, và mô hình tài chính chính là loại file mà người ta có lý do để cẩn trọng. Cài LibreOffice và chạy soffice --headless --convert-to pdf book.xlsx cho bạn cùng kiểu chuyển đổi mà không có gì đi qua mạng, và nó xử lý cả thư mục bảng tính chỉ bằng một lệnh.

Khi phân trang phải thật chính xác — một báo cáo mà người khác sẽ so với bản in — hãy dùng chính tính năng Export to PDF của Excel. Mọi bộ chuyển đổi khác đều dàn chữ theo thông số phông chữ riêng của nó, nên một cột vừa khít trong Excel có thể bị đẩy một hàng xuống dòng thứ hai ở nơi khác, và trong một trang tính dài, chỉ một dòng thừa cũng kéo theo các chỗ ngắt trang khác đi suốt cả tài liệu.