Chuyển PowerPoint sang PDF

Một slide, một trang — và những gì không thể đi kèm

Mỗi slide thành một trang có đúng kích thước của slide, nên bài 16:9 cho ra PDF 16:9 chứ không phải các slide bị đặt giữa viền trên khổ A4. Điều đó thường là đúng và đôi khi không: nếu PDF sẽ được in ra giấy, hãy đặt kích thước slide trong PowerPoint thành A4 hoặc Letter trước khi chuyển đổi, vì thu một trang màn hình rộng vào giấy khổ dọc lúc in sẽ để lại những khoảng lề không ai chọn.

Những gì giữ lại được là mọi thứ có hình thức hiển thị. Theme, đồ họa của slide master, nền và dải màu chuyển sắc, biểu đồ, SmartArt, bảng, hình khối nhóm và hình ảnh đều được đặt đúng chỗ bài thuyết trình đặt chúng, và chữ vẫn là chữ thật chọn được chứ không thành một phần của bức ảnh. Hyperlink thành chú thích liên kết hoạt động được. Slide ẩn bị bỏ qua, đúng như khi bạn trình chiếu.

Hiệu ứng động, hiệu ứng chuyển slide và hiệu ứng xuất hiện từng phần không tồn tại trong PDF và không thể mô phỏng gần đúng. Điều này đáng hiểu rõ chứ không chỉ chấp nhận, vì nó thay đổi việc bạn nên làm trước khi chuyển đổi: một slide có nội dung xuất hiện qua năm bước hiệu ứng sẽ bị làm phẳng về trạng thái cuối, với cả năm lớp hiện cùng lúc — thường là một đống chữ chồng chéo không đọc nổi. Nếu bài thuyết trình dựa vào hiệu ứng xuất hiện từng phần, hãy nhân bản slide và tự sắp xếp nội dung theo từng bước trước khi chuyển đổi. Ghi chú của người thuyết trình cũng không được đưa vào; kết quả là các slide đúng như khán giả nhìn thấy.

Video và âm thanh nhúng bị thay bằng một khung hình tĩnh hoặc bị bỏ hẳn, vì trang PDF không phát được chúng. Phông chữ mà bài thuyết trình không nhúng sẽ được thay bằng phông chữ gần giống nhất hiện có, điều này có thể làm một dòng chữ xê dịch nhẹ trong khung — dấu hiệu thường gặp là một tiêu đề vốn vừa một dòng bị xuống thành hai dòng. Nếu máy chủ của chúng tôi không truy cập được, trang sẽ báo cho bạn và dựng lại bài thuyết trình ngay trên máy, giữ hộp văn bản và hình ảnh đúng vị trí nhưng đơn giản hóa theme, biểu đồ và nền.

Khi bạn cần công cụ khác

Để đưa vào ghi chú của người thuyết trình, hoặc tạo handout với nhiều slide trên một trang, tính năng Export của chính PowerPoint là thứ duy nhất làm được — đó là những bố cục do nó tạo ra chứ không phải nội dung lưu trong file, nên không bộ chuyển đổi nào đọc file mà tạo ra được chúng. LibreOffice Impress có các tùy chọn xuất tương tự nếu bạn không có sẵn PowerPoint.

Với bài thuyết trình bạn không muốn gửi đi đâu, hoặc cả một thư mục bài thuyết trình, soffice --headless --convert-to pdf deck.pptx thực hiện việc chuyển đổi này ngay trên máy và hàng loạt. Nó miễn phí, là cùng kiểu chuyển đổi mà trang này thực hiện, và không có gì đi qua mạng.