PowerPoint in PDF umwandeln

Eine Folie, eine Seite – und was nicht mitkommen kann

Jede Folie wird zu einer Seite mit den Abmessungen der Folie, eine 16:9-Präsentation ergibt also ein 16:9-PDF statt Folien mit Balken auf A4. Das ist meist richtig, gelegentlich aber nicht: Soll das PDF auf Papier gedruckt werden, stellen Sie die Foliengröße vor dem Umwandeln in PowerPoint auf A4 oder Letter ein, denn wenn eine Breitbildseite erst beim Drucken auf Hochformat-Papier skaliert wird, entstehen Ränder, die niemand gewählt hat.

Erhalten bleibt alles, was sichtbar ist. Das Design, die Grafiken der Masterfolie, Hintergründe und Farbverläufe, Diagramme, SmartArt, Tabellen, gruppierte Formen und Bilder werden dort platziert, wo die Präsentation sie vorsieht, und Text bleibt echter, markierbarer Text, statt Teil eines Bildes zu werden. Hyperlinks werden zu funktionierenden Link-Annotationen. Ausgeblendete Folien werden übersprungen, genau wie beim Präsentieren.

Animationen, Übergänge und schrittweise Einblendungen gibt es in einem PDF nicht, und sie lassen sich auch nicht annähern. Das sollte man verstehen, statt es nur hinzunehmen, denn es ändert, was Sie vor dem Umwandeln tun sollten: Eine Folie, deren Inhalt in fünf animierten Schritten erscheint, wird auf ihren Endzustand reduziert, mit allen fünf Ebenen gleichzeitig sichtbar – oft ein unlesbarer Haufen übereinanderliegender Texte. Wenn eine Präsentation auf Einblendungen setzt, duplizieren Sie die Folie und verteilen Sie den Inhalt vor dem Umwandeln von Hand. Sprechernotizen sind ebenfalls nicht enthalten; das Ergebnis sind die Folien so, wie das Publikum sie sieht.

Eingebettete Videos und Audiodateien werden zu einem Standbild oder fallen ganz weg, weil eine PDF-Seite sie nicht abspielen kann. Schriften, die die Präsentation nicht eingebettet hat, werden durch die ähnlichste verfügbare ersetzt, was eine Textzeile in ihrem Feld leicht verschieben kann – typisches Symptom ist ein Titel, der in eine Zeile gepasst hat und nun auf zwei umbricht. Ist unser Server nicht erreichbar, sagt die Seite das und baut die Präsentation lokal neu auf, wobei Textfelder und Bilder an ihren Positionen bleiben, Designs, Diagramme und Hintergründe aber vereinfacht werden.

Wenn Sie etwas anderes brauchen

Um Sprechernotizen einzuschließen oder Handzettel mit mehreren Folien pro Seite zu bekommen, führt kein Weg an PowerPoints eigenem Export vorbei – das sind Layouts, die PowerPoint erzeugt, keine Inhalte, die es speichert, deshalb kann kein Konverter, der die Datei liest, sie erzeugen. LibreOffice Impress bietet dieselben Exportoptionen, falls PowerPoint nicht zur Hand ist.

Für eine Präsentation, die Sie lieber nirgendwohin senden möchten, oder für einen ganzen Ordner davon erledigt soffice --headless --convert-to pdf deck.pptx diese Umwandlung lokal und in großen Mengen. Es ist kostenlos, es ist dieselbe Umwandlung, die diese Seite durchführt, und nichts geht über das Netzwerk.