Excel को PDF में बदलें

आपका प्रिंट सेटअप ही कन्वर्ज़न है

स्प्रेडशीट में तब तक कोई पेज नहीं होते जब तक कोई उसे पेजों में न बांटे, और ब्रेक कहां पड़ेंगे यह आपकी वर्कबुक में पहले से सेव प्रिंट सेटअप तय करता है। प्रिंट एरिया, ओरिएंटेशन, पेपर साइज़, मार्जिन, “fit to one page wide”, वे पंक्तियां जिन्हें आपने Excel से हर पेज के ऊपर दोहराने को कहा, मैन्युअल पेज ब्रेक, और ग्रिडलाइन व हेडिंग प्रिंट होंगी या नहीं — यह सब पढ़ा और माना जाता है। स्प्रेडशीट कन्वर्ट करने के बारे में जानने लायक सबसे काम की बात यही है: अगर PDF के पेज ग़लत बंटें, तो Excel के Page Layout में ठीक करें और दोबारा कन्वर्ट करें, क्योंकि यहां ऐसा कुछ सेट करने को नहीं है जो वर्कबुक पहले से न बताती हो।

हर शीट वर्कबुक के क्रम में शामिल होती है, और हर एक अपना प्रिंट सेटअप रखती है — इसलिए एक ही वर्कबुक से सारांश के लिए पोर्ट्रेट पेज और डेटा के लिए लैंडस्केप पेज बन सकते हैं, ठीक वैसे ही जैसे काग़ज़ पर बनते। छिपी पंक्तियां, छिपे कॉलम और छिपी शीट छिपी ही रहती हैं, क्योंकि Excel भी उन्हें प्रिंट नहीं करता। सेल कमेंट और नोट तब तक नहीं दिखते जब तक वर्कबुक में उन्हें प्रिंट करने की सेटिंग न हो, और डिफ़ॉल्ट रूप से यह बंद रहती है।

वैल्यू कच्चे नहीं, फ़ॉर्मैट होकर आते हैं, और काम की PDF और नंबरों की दीवार में यही फ़र्क़ है: £1,234.50 दिखाने वाला सेल £1,234.50 के रूप में आता है, 1234.5 के रूप में नहीं, तारीख़ें वही फ़ॉर्मैट रखती हैं जो शीट ने दिया था, और प्रतिशत प्रतिशत ही रहता है। ख़ुद फ़ॉर्मूले नहीं रहते, क्योंकि PDF में उन्हें रखने की कोई जगह नहीं — आपको वह मिलता है जो फ़ॉर्मूले ने निकाला। कंडीशनल फ़ॉर्मैटिंग शीट के लेआउट होने तक असली रंगों में बदल चुकी होती है, इसलिए लाल सेल लाल ही रहते हैं। टेक्स्ट असली टेक्स्ट रहता है, इसलिए PDF सर्च की जा सकती है।

ब्राउज़र वाला विकल्प बिल्कुल अलग चीज़ है, और जब वह चलता है तो पेज आपको बता देता है। अगर हमारे सर्वर तक पहुंचा न जा सके, तो वर्कबुक को लोकल रूप से वैल्यू की एक साफ़ टेबल के रूप में, टेक्स्ट और बॉर्डर के साथ, दोबारा बनाया जाता है — और इस रास्ते में इमेज, सेल के रंग, नंबर फ़ॉर्मैटिंग और उसके साथ प्रिंट सेटअप भी छूट जाते हैं। यह इस बात का पढ़ने लायक रिकॉर्ड है कि शीट में क्या था, इस बात की तस्वीर नहीं कि वह कैसे प्रिंट होती है।

जब आपको कुछ और चाहिए

यह टूल आपकी वर्कबुक सर्वर पर भेजता है, और फ़ाइनेंशियल मॉडल ठीक वैसी फ़ाइलें हैं जिनके साथ लोग सावधान रहें तो सही है। LibreOffice इंस्टॉल करके soffice --headless --convert-to pdf book.xlsx चलाने से आपको वही कन्वर्ज़न मिलता है, कुछ भी नेटवर्क से बाहर गए बिना, और यह एक ही कमांड में वर्कबुक का पूरा फ़ोल्डर संभाल लेता है।

जब पेज-विभाजन बिल्कुल सही होना हो — ऐसी रिपोर्ट जिसे कोई प्रिंट की हुई कॉपी से मिलाएगा — तो Excel का अपना Export to PDF इस्तेमाल करें। हर दूसरा कन्वर्टर टेक्स्ट को अपने फ़ॉन्ट माप से लेआउट करता है, इसलिए जो कॉलम Excel में ठीक-ठीक समा जाता है, वह कहीं और एक पंक्ति को दूसरी लाइन पर धकेल सकता है, और लंबी शीट में एक अतिरिक्त लाइन आगे के सारे पेज ब्रेक बदल देती है।