Tạo hóa đơn miễn phí

Một mẫu hóa đơn thực sự quyết định điều gì

Một hóa đơn được ba người đọc: khách hàng, người kiểm tra các dòng hàng; kế toán của họ, người cần số hóa đơn, ngày, phần thuế tách riêng và mã số thuế của bạn; và ở nhiều nước, cán bộ thuế, người tìm đúng những trường mà luật quy định. Nhiệm vụ thực sự của một mẫu hóa đơn là có đúng các trường cho quốc gia đó, nên các mẫu này khác nhau ở những gì cần điền, không chỉ ở hình thức: hóa đơn GST có nơi cung cấp và mã HSN, Mushak-6.3 có số challan và giờ phát hành, Rechnung của Đức có Leistungsdatum, factura của Tây Ban Nha có dòng IRPF.

File PDF mà các mẫu này tạo ra được dàn trang thực sự, không phải ảnh chụp màn hình. Mọi con số đều là văn bản thật với phông chữ nhúng trong file, nên có thể chọn, tìm kiếm và được phần mềm kế toán của khách hàng đọc; PDF in sắc nét và vẫn nhẹ. Bản tải Excel mang cùng các dòng với công thức tự tính — đổi số lượng là thuế và tổng cộng đổi theo — và bản tải Word là một tài liệu bình thường với bảng thật mà bạn chỉnh sửa được.

Thông lệ từng khu vực khác nhau nhiều hơn những gì hầu hết các trang tạo hóa đơn thừa nhận. Hóa đơn ở Bangladesh, Ấn Độ, Pakistan và Nepal ghi số tiền bằng chữ và làm tròn đến đồng rupee hay taka; phiếu thu ở đó được đóng dấu ĐÃ THANH TOÁN; cửa hàng dùng bố cục phiếu bán hàng kẻ dòng thay vì kiểu hiện đại. Hóa đơn Mỹ in trên khổ Letter với điều khoản Net-30 và thường không có dòng thuế; hóa đơn doanh nghiệp EU mang hai mã số VAT và câu chữ về cơ chế đảo ngược nghĩa vụ thuế (reverse charge). Các mẫu bắt đầu từ những thông lệ đó, và mẫu nào cũng đổi được.

Khi bạn cần công cụ khác

Phần mềm kế toán (MISA, Zoho, QuickBooks, Wave) là công cụ tốt hơn khi bạn gửi hàng chục hóa đơn mỗi tháng và cần theo dõi chúng: ai đã trả, khoản nào quá hạn, nhắc nợ, báo cáo và tờ khai thuế lập từ đó. Công cụ này tạo ra chứng từ, nhớ thông tin của bạn và đếm số tiếp theo; nó không giữ sổ cái. Nhiều người dùng cả hai: phần mềm cho khách hàng thường xuyên, công cụ này cho công việc lẻ.

Ở nơi luật yêu cầu hóa đơn điện tử qua hệ thống của nhà nước — hóa đơn điện tử của Việt Nam qua hệ thống cơ quan thuế, cổng e-invoice của Ấn Độ trên ngưỡng doanh thu, Fatoora của Ả Rập Xê Út, CFDI của Mexico, NF-e của Brazil — chứng từ chính thức là chứng từ do hệ thống đó phát hành. Các mẫu ở đây khớp với các trường của những định dạng đó, nên bản bạn in ra khớp với bản bạn kê khai, nhưng chúng không kê khai thay bạn.