إنشاء فاتورة مجانًا

ما الذي يحدّده قالب الفاتورة فعلًا

يقرأ الفاتورة ثلاثة أشخاص: العميل الذي يراجع الأسطر؛ ومحاسبه الذي يحتاج إلى الرقم والتاريخ وتفصيل الضريبة ورقم تسجيلك؛ وفي كثير من الدول موظف الضرائب الذي يبحث عن الحقول التي يسمّيها القانون بالضبط. المهمة الحقيقية للقالب أن يحمل الحقول الصحيحة لتلك الدولة، لذا تختلف هذه القوالب فيما تطلبه، لا في شكلها فقط: فاتورة GST فيها مكان التوريد ورموز HSN، وMushak-6.3 فيها رقم الإيصال ووقت الإصدار، والـ Rechnung الألمانية فيها تاريخ الخدمة (Leistungsdatum)، والـ factura الإسبانية فيها سطر IRPF.

ملف PDF الذي تُنتجه هذه القوالب منضَّد طباعيًا، لا لقطة شاشة. كل رقم نص حقيقي بخط مضمَّن في الملف، فيمكن تحديده والبحث فيه وقراءته ببرنامج المحاسبة عند العميل؛ ويُطبع ملف PDF بوضوح ويبقى صغيرًا. ويحمل ملف Excel المنزَّل الأسطر نفسها مع صيغ حسابية حيّة — غيّر كمية فتتبعها الضريبة والإجمالي — أما ملف Word فهو مستند عادي بجداول حقيقية يمكنك تعديلها.

تختلف الأعراف الإقليمية أكثر مما تعترف به معظم الأدوات. الفواتير في بنغلاديش والهند وباكستان ونيبال تحمل الإجمالي كتابةً وتقرّبه إلى روبية أو تاكا كاملة؛ وتُختم الإيصالات هناك بـ «مدفوعة»؛ وتستخدم المحلات تخطيط الفاتورة النقدية المسطّر لا تخطيطًا حديثًا. والفواتير الأمريكية على ورق Letter بشروط Net-30 وغالبًا دون سطر ضريبة؛ وفواتير الشركات في الاتحاد الأوروبي تحمل رقمَي VAT وعبارة الاحتساب العكسي. تبدأ القوالب من تلك الأعراف، ويمكن تغيير كل واحد منها.

عندما تحتاج إلى شيء آخر

برامج المحاسبة (Zoho وQuickBooks وWave وVyapar) هي الأداة الأفضل حين تُرسل عشرات الفواتير شهريًا وتحتاج إلى متابعتها: من دفع، وما تأخر، والتذكيرات، والتقارير، والإقرار الضريبي المعبّأ منها. هذه الأداة تُنشئ المستند وتتذكر بياناتك وتزيد الرقم؛ ولا تحتفظ بدفتر حسابات. وكثيرون يستخدمون الاثنين: البرنامج للعملاء الدائمين، وهذه للعمل العارض.

حيث يفرض القانون الفوترة الإلكترونية عبر نظام حكومي — بوابة الفاتورة الإلكترونية في الهند فوق حدّ الإيرادات، ومنصة «فاتورة» في السعودية، وCFDI في المكسيك، وNF-e في البرازيل، والفاتورة الإلكترونية في فيتنام — يكون المستند الرسمي هو ما يصدره ذلك النظام. تطابق القوالب هنا حقول تلك الصيغ، فيتفق ما تطبعه مع ما تقدّمه، لكنها لا تقدّمه عنك.