Cómo preparar un PDF para la imprenta

Por qué existen los 3 mm de sangrado

El papel se corta en pilas, y una guillotina no es perfecta. La cuchilla se desvía, la pila se mueve y el corte cae a una fracción de milímetro de donde se apuntó. Si tu diseño termina justo en el borde de la página, esa desviación aparece como una delgada línea blanca en un lado de algunas copias y no de otras.

El sangrado es el diseño extendido más allá de la línea de corte para que el corte siempre caiga dentro de él. Tres milímetros es lo estándar en casi todo el mundo; algunas imprentas piden cinco, y los trabajos de gran formato, más. No es un margen ni una decoración: es la tolerancia que necesita el proceso de corte, y por eso una imprenta pide una página un poco más grande que la pieza terminada.

Las marcas de corte son la otra mitad: líneas finas fuera del área de corte que indican dónde va el corte. Agregar sangrado y marcas de corte después funciona cuando el diseño ya se extiende lo suficiente; no puede inventar un diseño que nunca se dibujó, así que un diseño hecho exactamente al tamaño final tendrá un sangrado blanco en lugar de más imagen.

Los tamaños de página mezclados son un rechazo seguro

Un trabajo de impresión se impone: varias páginas se acomodan en un pliego grande que se imprime, se dobla y se corta. Ese acomodo supone que todas las páginas tienen el mismo tamaño, así que un documento con páginas de tamaños distintos no se puede imponer. Es uno de los rechazos automáticos más comunes y no se ve en pantalla, porque un lector de PDF muestra sin problema páginas de distintos tamaños una tras otra.

Suele pasar por accidente: un documento armado a partir de varias fuentes, o una página exportada en tamaño Carta entre páginas A4, una diferencia de cuatro milímetros que nadie nota. Normalizar todas las páginas a un mismo tamaño de corte lo resuelve. El contenido se escala para que quepa, sin recortarse, así que una página con otras proporciones conserva todo su contenido y gana un pequeño borde uniforme: una opción prudente, y mejor que recortar los bordes de alguien sin avisar.

Aplana las partes interactivas

Un PDF puede contener campos de formulario, comentarios, sellos y anotaciones, y si una impresora concreta los reproduce o no es realmente impredecible: unas los imprimen, otras no, y la opción está escondida. Un contrato que se imprime sin las respuestas rellenadas es el clásico error caro, y normalmente se descubre después de mil copias.

Aplanar incrusta la apariencia de cada anotación en el contenido de la página y elimina la anotación, así que lo que ves es lo que todos ven e imprimen. Los enlaces se dejan funcionando a propósito, porque convertir un índice en tinta inerte sería un destrozo, no una función.

Una advertencia: aplanar reescribe el contenido de la página, lo que invalida una firma criptográfica, y con razón, porque detectar exactamente eso es para lo que sirve una firma. Un documento firmado que va a imprenta requiere hablar con la imprenta, no aplanarlo.

CMYK y fuentes: lo que tiene que estar bien desde el principio

Aquí la honestidad importa más que la capacidad. Las pantallas son RGB y las prensas son CMYK, y convertir entre ellas no es aritmética: depende de la prensa, el papel y la tinta, descritos por un perfil ICC que proporciona la imprenta. Una herramienta que convierte sin ese perfil está adivinando, y produce un archivo que pasa la validación e imprime los colores equivocados, lo cual es peor que una que falla.

Por eso la conversión de color va antes, en el programa con el que se diseñó el documento, o después, en el flujo de trabajo de la propia imprenta. Si el color es crítico (un color de marca, una fotografía, cualquier cosa que deba coincidir con otra), define el perfil en InDesign, Affinity Publisher o Scribus antes de exportar. Scribus es gratis y exporta PDF/X directamente.

Las fuentes deben estar incrustadas, y esto tampoco se puede corregir después. Para incrustarlas hace falta el archivo de la fuente, que es justamente lo que no está en un PDF que no la incrustó: nada puede sacarla de la nada, y sustituirla por una parecida reacomoda el texto. La mayoría de los PDF creados en este siglo con Word, LibreOffice o un buen controlador de impresión incrustan sus fuentes automáticamente. Compruébalo en lugar de suponerlo: cualquier lector de PDF muestra las fuentes e indica cuáles están incrustadas.

Dos cosas que no debes hacer

No comprimas un PDF para imprenta para que pese menos. La compresión vuelve a codificar las imágenes a resolución de pantalla y las convierte a color de pantalla: invisible en un monitor, y justo lo que no quieres en una prensa. Los archivos de impresión pesan mucho porque la impresión necesita esa resolución. Si el archivo es demasiado pesado para enviarlo por correo, envía un enlace.

No supongas que PDF/A significa listo para imprimir. PDF/A es el perfil de archivo: existe para que un documento se vea idéntico dentro de cincuenta años. PDF/X es el perfil de impresión, y es a lo que se refiere una imprenta cuando pide un archivo que cumpla la norma. Se superponen, pero no son lo mismo.

Por último: envía el archivo y pide que lo revisen con preflight. La mayoría de las imprentas lo harán, la mayoría te dirá exactamente qué necesita su flujo de trabajo, y los cuatro problemas de arriba son los cuatro que iban a señalar primero. Cinco minutos de su tiempo valen más que una reimpresión.