Ein PDF für die Druckerei vorbereiten

Warum es 3 mm Beschnitt gibt

Papier wird im Stapel geschnitten, und eine Schneidemaschine ist nicht perfekt. Das Messer weicht ab, der Stapel verrutscht, und der Schnitt landet einen Bruchteil eines Millimeters neben der vorgesehenen Stelle. Endet Ihr Motiv genau an der Seitenkante, zeigt sich diese Abweichung als dünner weißer Streifen an einer Seite – bei manchen Exemplaren, bei anderen nicht.

Beschnitt ist das Motiv, verlängert über die Schnittlinie hinaus, damit der Schnitt immer darin landet. Drei Millimeter sind fast überall die Standardvorgabe; manche Druckereien wollen fünf, Großformate noch mehr. Das ist kein Rand und keine Verzierung, sondern die Toleranz, die der Schneidevorgang braucht – und der Grund, warum eine Druckerei eine Seite verlangt, die etwas größer ist als das fertige Produkt.

Schnittmarken sind die andere Hälfte: dünne Linien außerhalb des Endformats, die zeigen, wo geschnitten wird. Beschnitt und Schnittmarken nachträglich hinzuzufügen funktioniert, wenn das Motiv bereits weit genug reicht. Ein Motiv, das nie gezeichnet wurde, lässt sich aber nicht erfinden – ein Layout, das exakt auf Endformat angelegt ist, bekommt deshalb weißen Beschnitt statt mehr vom Bild.

Gemischte Seitenformate führen zur sicheren Ablehnung

Ein Druckauftrag wird ausgeschossen – mehrere Seiten werden auf einem großen Bogen angeordnet, gedruckt, gefalzt und geschnitten. Diese Anordnung setzt voraus, dass jede Seite gleich groß ist; ein Dokument mit unterschiedlichen Seitenformaten lässt sich überhaupt nicht ausschießen. Das ist einer der häufigsten automatischen Ablehnungsgründe, und auf dem Bildschirm ist er unsichtbar, weil ein PDF-Reader Seiten unterschiedlicher Größe klaglos nacheinander anzeigt.

Meist passiert es versehentlich: ein Dokument, das aus mehreren Quellen zusammengesetzt ist, oder eine Seite im US-Letter-Format zwischen A4-Seiten – ein Unterschied von vier Millimetern, der niemandem auffällt. Alle Seiten auf ein Endformat zu vereinheitlichen, löst das Problem. Das Motiv wird dabei eingepasst, nicht abgeschnitten, sodass eine Seite mit abweichenden Proportionen ihren gesamten Inhalt behält und einen schmalen, gleichmäßigen Rand bekommt – vorsichtig, und besser, als jemandem stillschweigend die Ränder abzuschneiden.

Interaktive Elemente abflachen

Ein PDF kann Formularfelder, Kommentare, Stempel und Anmerkungen enthalten, und ob eine bestimmte Druckerei sie mitdruckt, ist wirklich nicht vorhersehbar – manche drucken sie, manche nicht, und die Einstellung ist gut versteckt. Ein Vertrag, der ohne die ausgefüllten Angaben gedruckt wird, ist der klassische teure Fehler, und meist fällt er erst nach tausend Exemplaren auf.

Abflachen brennt das Erscheinungsbild jeder Anmerkung in den Seiteninhalt ein und entfernt die Anmerkung selbst – was Sie sehen, sieht und druckt also jeder. Links bleiben bewusst funktionsfähig, denn ein Inhaltsverzeichnis in tote Tinte zu verwandeln, wäre Vandalismus und keine Funktion.

Ein Hinweis: Abflachen schreibt den Seiteninhalt neu und macht damit eine kryptografische Signatur ungültig – zu Recht, denn genau das zu erkennen, ist der Zweck einer Signatur. Ein signiertes Dokument, das in den Druck geht, braucht ein Gespräch mit der Druckerei statt eines Abflachens.

CMYK und Schriften: was von Anfang an stimmen muss

Hier ist Ehrlichkeit wichtiger als Können. Bildschirme arbeiten in RGB, Druckmaschinen in CMYK, und die Umrechnung ist keine reine Arithmetik – sie hängt von Maschine, Papier und Farbe ab, beschrieben durch ein ICC-Profil, das die Druckerei bereitstellt. Ein Tool, das ohne dieses Profil umrechnet, rät – und erzeugt eine Datei, die die Prüfung besteht und mit falschen Farben gedruckt wird. Das ist schlimmer als ein Tool, das scheitert.

Die Farbumwandlung gehört deshalb an den Anfang, in die Software, mit der das Dokument gestaltet wurde, oder ans Ende, in den Workflow der Druckerei. Ist der Auftrag farbkritisch – eine Markenfarbe, ein Foto, alles, was zu etwas anderem passen muss –, legen Sie das Profil vor dem Export in InDesign, Affinity Publisher oder Scribus fest. Scribus ist kostenlos und exportiert direkt PDF/X.

Schriften müssen eingebettet sein, und auch das lässt sich nachträglich nicht beheben. Zum Einbetten braucht man die Schriftdatei – und genau die fehlt in einem PDF, bei dem das Einbetten nicht geklappt hat. Nichts kann sie herbeizaubern, und eine ähnlich aussehende Ersatzschrift verschiebt den Textumbruch. Die meisten PDFs, die in diesem Jahrhundert mit Word, LibreOffice oder einem ordentlichen Druckertreiber erstellt wurden, betten ihre Schriften automatisch ein. Prüfen Sie es, statt es anzunehmen: Jeder PDF-Reader listet die Schriften auf und zeigt, welche eingebettet sind.

Zwei Dinge, die Sie lassen sollten

Verkleinern Sie ein Druck-PDF nicht, um die Datei kleiner zu machen. Die Komprimierung kodiert Bilder in Bildschirmauflösung neu und wandelt sie in Bildschirmfarben um – auf dem Monitor unsichtbar, in der Druckmaschine genau das, was Sie nicht wollen. Druckdateien sind groß, weil der Druck die Auflösung braucht. Ist die Datei zu groß für eine E-Mail, schicken Sie einen Link.

Gehen Sie nicht davon aus, dass PDF/A druckfertig bedeutet. PDF/A ist das Archivprofil: Es sorgt dafür, dass ein Dokument in fünfzig Jahren genauso aussieht. PDF/X ist das Druckprofil, und das meint eine Druckerei, wenn sie eine normgerechte Datei verlangt. Die beiden überschneiden sich, sind aber nicht dasselbe.

Und schließlich: Schicken Sie die Datei und bitten Sie um einen Preflight-Check. Die meisten Druckereien machen das, die meisten sagen Ihnen genau, was ihr Workflow braucht, und die vier Probleme oben sind genau die vier, die sie zuerst angesprochen hätten. Fünf Minuten ihrer Zeit sind besser als ein Nachdruck.