Como preparar um PDF para a gráfica

Por que existem 3 mm de sangria

O papel é cortado em pilhas, e a guilhotina não é perfeita. A lâmina desvia, a pilha se mexe, e o corte cai uma fração de milímetro fora de onde foi mirado. Se a arte termina exatamente na borda da página, esse desvio aparece como um filete branco num dos lados de algumas cópias e não de outras.

Sangria é a arte estendida além da linha de refile para que o corte sempre caia dentro dela. Três milímetros é o pedido padrão na maior parte do mundo; algumas gráficas pedem cinco, e trabalhos de grande formato pedem mais. Não é margem nem enfeite — é a tolerância de que o processo de corte precisa, e é por isso que a gráfica pede uma página um pouco maior que a peça final.

As marcas de corte são a outra metade: linhas finas fora da área de refile que mostram onde o corte deve cair. Adicionar sangria e marcas de corte depois funciona quando a arte já se estende o suficiente; não dá para inventar uma arte que nunca foi desenhada, então um layout feito exatamente no tamanho final vai ganhar sangria branca, e não mais da imagem.

Páginas de tamanhos diferentes são recusa na certa

Um trabalho de impressão é imposto — várias páginas dispostas numa folha grande, impressas, dobradas e cortadas. Essa disposição pressupõe que todas as páginas têm o mesmo tamanho, então um documento com páginas de tamanhos diferentes simplesmente não pode ser imposto. É uma das recusas automáticas mais comuns, e é invisível na tela, porque um leitor de PDF exibe sem problema páginas de tamanhos diferentes uma depois da outra.

Normalmente acontece por acaso: um documento montado a partir de várias fontes, ou uma página exportada em Carta americana no meio de páginas em A4 — uma diferença de quatro milímetros que ninguém nota. Normalizar todas as páginas para um único tamanho de refile resolve. A arte é redimensionada para caber, não recortada, então uma página de proporções diferentes mantém todo o conteúdo e ganha uma pequena borda uniforme — uma escolha conservadora, e melhor do que cortar as bordas de alguém sem avisar.

Nivele as partes interativas

Um PDF pode conter campos de formulário, comentários, carimbos e anotações, e se uma determinada gráfica vai imprimi-los é realmente imprevisível — algumas imprimem, outras não, e a configuração fica escondida. Um contrato impresso sem as respostas preenchidas é o erro caro clássico, e geralmente é descoberto depois de mil cópias.

Nivelar grava a aparência de cada anotação no conteúdo da página e remove a anotação, então o que você vê é o que todo mundo vê e imprime. Os links continuam funcionando de propósito, já que transformar um sumário em tinta inerte seria vandalismo, e não um recurso.

Um cuidado: nivelar reescreve o conteúdo da página, o que invalida uma assinatura digital — corretamente, porque detectar exatamente isso é a função de uma assinatura. Um documento assinado que vai para impressão exige uma conversa com a gráfica, e não um nivelamento.

CMYK e fontes: o que precisa estar certo desde o início

É aqui que a honestidade importa mais do que a capacidade. Telas são RGB e impressoras são CMYK, e converter de uma para a outra não é aritmética — depende da máquina, do papel e da tinta, descritos por um perfil ICC fornecido pela gráfica. Uma ferramenta que converte sem esse perfil está chutando, e gera um arquivo que passa na validação e imprime as cores erradas, o que é pior do que um que falha.

Por isso a conversão de cores deve acontecer antes, no programa em que o documento foi diagramado, ou depois, no fluxo de trabalho da própria gráfica. Se a cor é crítica — uma cor de marca, uma fotografia, qualquer coisa que precise bater com outra — defina o perfil no InDesign, no Affinity Publisher ou no Scribus antes de exportar. O Scribus é gratuito e exporta PDF/X diretamente.

As fontes precisam estar incorporadas, e isso também não dá para corrigir depois. Incorporar exige o arquivo da fonte, que é justamente o que falta num PDF que não o incorporou — nada consegue criá-lo do nada, e trocar por uma fonte parecida muda a quebra do texto. A maioria dos PDFs gerados neste século pelo Word, pelo LibreOffice ou por um bom driver de impressão incorpora as fontes automaticamente. Confira em vez de presumir: qualquer leitor de PDF lista as fontes e diz quais estão incorporadas.

Duas coisas que você não deve fazer

Não comprima um PDF de impressão para deixá-lo menor. A compressão recodifica as imagens em resolução de tela e as converte para cores de tela — invisível no monitor, e exatamente o que você não quer numa impressora. Arquivos de impressão são grandes porque a impressão precisa da resolução. Se o arquivo é grande demais para mandar por e-mail, envie um link.

Não presuma que PDF/A significa pronto para impressão. O PDF/A é o perfil de arquivamento: existe para que um documento seja exibido de forma idêntica daqui a cinquenta anos. O PDF/X é o perfil de impressão, e é o que a gráfica quer dizer quando pede um arquivo dentro das normas. Eles se sobrepõem, mas não são a mesma coisa.

Por fim: envie o arquivo e peça que a gráfica faça o preflight. A maioria faz, a maioria diz exatamente o que o seu fluxo de trabalho exige, e os quatro problemas acima são os quatro que ela ia apontar primeiro. Cinco minutos do tempo dela valem mais que uma reimpressão.