Seu PDF é grande demais para o e-mail

Os limites que você está atingindo de verdade

Vale saber antes de começar, porque a meta define quanto esforço você vai precisar. O Gmail e o Outlook.com param em 25 MB. Caixas de e-mail do Microsoft 365 também costumam ter limite de 25 MB, embora um administrador possa definir menos — e muitas vezes define. Muitos gateways de e-mail corporativos impõem 10 MB, não importa o que a caixa permita, e alguns portais de protocolo do governo e da justiça são ainda mais rígidos — 5 MB é um valor comum, e alguns sistemas judiciais exigem menos.

Existe um segundo limite, invisível. Os anexos são codificados como texto durante o envio, o que os aumenta em cerca de um terço — então um arquivo de 20 MB pode chegar como uma mensagem de uns 27 MB e ser recusado por um limite de 25 MB que parecia atender. Se um arquivo logo abaixo do limite voltar, é por isso. Mire em cerca de três quartos do limite informado e o problema deixa de acontecer.

Descubra que tipo de arquivo grande você tem

Abra o PDF e role as páginas. Você está procurando uma de três coisas, e a resposta decide tudo o que vem depois.

Digitalizações ou fotos na maioria das páginas. Cada página é uma imagem, e é nas imagens que os megabytes estão. É o caso mais comum e o que melhor se comprime — espere perder de metade a quatro quintos do tamanho sem diferença visível na tela.

Principalmente texto, mas muitas páginas. Um documento de texto de 400 páginas é grande porque é longo, não porque algo nele seja desperdício. A compressão quase não tem com o que trabalhar aqui, e é nesse caso que as pessoas comprimem várias vezes e concluem que a ferramenta está com defeito.

Algumas páginas enormes. Normalmente um desenho de CAD, um mapa, um pôster ou uma página com uma única foto em altíssima resolução. Uma página pode ser a maior parte do arquivo, e encontrá-la costuma ser todo o trabalho.

Se forem digitalizações ou fotos: comprima

Esta é a solução que funciona, e funciona porque as imagens de um PDF digitalizado quase sempre estão guardadas em uma resolução muito acima do que alguém vai olhar. Comprimir o PDF recodifica essas imagens com um teto razoável e não mexe no texto nem nos desenhos vetoriais, então as palavras continuam perfeitamente nítidas enquanto as imagens abrem mão de detalhes que ninguém enxerga na tela.

Espere uma redução de 50 a 80 por cento em um documento digitalizado na configuração recomendada. Um contrato digitalizado de 40 MB ficar entre 8 e 20 MB é um resultado normal. Se precisar dele ainda menor, as configurações mais fortes trocam qualidade visível de imagem por tamanho, e avisam disso — e a mais forte transforma cada página em uma única imagem, o que deixa o arquivo drasticamente menor e destrói a camada de texto, então o documento não pode mais ser pesquisado, selecionado ou copiado. Use-a só quando o tamanho for realmente a única coisa que importa.

Uma ressalva para qualquer coisa que vá para a gráfica: a compressão converte as imagens para cores de tela. Isso é invisível no monitor e faz diferença na impressão. Veja como preparar um PDF para impressão.

Se for texto: pare de comprimir e divida

O texto em um PDF já é guardado de forma extremamente eficiente — uma página de texto corrido tem poucos kilobytes —, então não há gordura para tirar, e a compressão vai render no máximo alguns por cento. Repeti-la degrada as imagens que existem sem ajudar no tamanho, o que é o pior dos dois mundos.

A solução é enviar menos de cada vez. Dividir o PDF em partes que caibam costuma ser a resposta certa para um relatório longo, e muitas vezes é melhor também para quem recebe — ninguém quer um anexo de 400 páginas quando o que interessa é o capítulo nove. Extrair as páginas que importam é melhor ainda quando você sabe quais são.

Se algumas páginas forem enormes: encontre-as primeiro

Divida o documento em páginas avulsas e olhe o tamanho dos arquivos. A página culpada costuma ser óbvia — uma página de 30 MB no meio de cinquenta de 200 KB. Quando você sabe qual é, tem opções que a abordagem do documento inteiro não oferece: trocar a imagem dessa página por uma versão menor, remover a página se for uma capa decorativa, ou enviar essa página separadamente.

Uma página digitalizada salva como PNG é uma versão específica e comum desse caso. O PNG é sem perdas, o que é certo para capturas de tela e diagramas e muito errado para a foto de um documento — a mesma página em JPEG muitas vezes tem um décimo do tamanho, com uma diferença que ninguém enxerga. Veja qual formato de imagem usar.

Quando nem mandar por e-mail

Acima de uns 20 MB, um link é melhor que um anexo, e vale dizer isso com todas as letras. Anexos são copiados para cada caixa de e-mail por onde passam, voltam sem explicação em gateways que você não vê e são o motivo mais comum de uma mensagem simplesmente não chegar, sem aviso. Um link compartilhado do armazenamento que você já usa evita os três problemas e deixa você trocar o arquivo depois de enviar.

A exceção é tudo o que precisa ficar registrado — um protocolo, um contrato assinado, uma nota fiscal —, em que o anexo é a prova de que algo foi enviado. Nesses casos, comprima e divida conforme necessário, e confira o limite informado pelo destinatário em vez de supor 25 MB.