Tu PDF es demasiado pesado para enviarlo por correo

Los límites con los que realmente te topas

Conviene saberlo antes de empezar, porque el objetivo decide cuánto tienes que esforzarte. Gmail y Outlook.com se detienen en 25 MB. Los buzones de Microsoft 365 también suelen tener un tope de 25 MB, aunque un administrador puede fijarlo más bajo y a menudo lo hace. Muchas pasarelas de correo corporativas imponen 10 MB sin importar lo que permita el buzón, y algunos portales gubernamentales y de presentación de documentos legales son aún más estrictos: 5 MB es una cifra habitual, y algunos sistemas judiciales exigen menos.

Hay un segundo límite, invisible. Durante el envío, los adjuntos se codifican como texto, lo que los infla aproximadamente un tercio: un archivo de 20 MB puede llegar como unos 27 MB de mensaje y ser rechazado por un límite de 25 MB que parecía cumplir. Si un archivo justo por debajo del límite rebota, esa es la razón. Apunta a unas tres cuartas partes del tope indicado y el problema deja de ocurrir.

Averigua qué tipo de archivo pesado tienes

Abre el PDF y recórrelo. Buscas una de tres cosas, y la respuesta decide todo lo que sigue.

Escaneos o fotografías en la mayoría de las páginas. Cada página es una imagen, y en las imágenes es donde están los megabytes. Es el caso más común y el que mejor se comprime: cuenta con reducir entre la mitad y cuatro quintas partes del tamaño sin diferencia visible en pantalla.

Casi todo texto, pero muchísimas páginas. Un documento de texto de 400 páginas pesa porque es largo, no porque tenga algo de sobra. La compresión casi no tiene con qué trabajar aquí, y es el caso en que la gente comprime una y otra vez y concluye que la herramienta no funciona.

Unas pocas páginas enormes. Normalmente un plano de CAD, un mapa, un póster o una página con una sola fotografía de altísima resolución. Una página puede ocupar la mayor parte del archivo, y encontrarla suele ser todo el trabajo.

Si son escaneos o fotografías: comprímelo

Esta es la solución que funciona, y funciona porque las imágenes de un PDF escaneado casi siempre están guardadas a una resolución muy superior a la que nadie va a mirar. Comprimir el PDF vuelve a codificar esas imágenes con un tope razonable y no toca el texto ni los gráficos vectoriales, así que las palabras siguen perfectamente nítidas mientras las imágenes renuncian a detalles que nadie puede ver en una pantalla.

Cuenta con una reducción del 50 al 80 por ciento en un documento escaneado con el ajuste recomendado. Que un contrato escaneado de 40 MB quede entre 8 y 20 MB es un resultado normal. Si lo necesitas aún más liviano, los ajustes más fuertes sacrifican calidad de imagen visible a cambio de tamaño, y lo indican; el ajuste más fuerte convierte cada página en una sola imagen, lo que reduce el archivo de forma drástica y destruye la capa de texto, así que el documento ya no se puede buscar, seleccionar ni copiar. Úsalo solo cuando el tamaño sea de verdad lo único que importa.

Una advertencia para todo lo que vaya a imprenta: la compresión convierte las imágenes a color de pantalla. Es invisible en un monitor y importa en una imprenta. Consulta cómo preparar un PDF para imprimir.

Si es texto: deja de comprimir y divídelo

El texto de un PDF ya se guarda de forma muy eficiente (una página de prosa ocupa unos pocos kilobytes), así que no hay nada que recortar y la compresión te devolverá, como mucho, un pequeño porcentaje. Pasarlo una y otra vez degrada las imágenes que haya sin ayudar con el tamaño, que es lo peor de ambos mundos.

La solución es enviar menos cada vez. Dividir el PDF en secciones que quepan suele ser la respuesta correcta para un informe largo, y a menudo también es mejor para quien lo recibe: nadie quiere un adjunto de 400 páginas cuando lo relevante es el capítulo nueve. Extraer las páginas que importan es aún mejor cuando sabes cuáles son.

Si unas pocas páginas son enormes: encuéntralas primero

Divide el documento en páginas sueltas y mira el tamaño de cada archivo. La página culpable suele saltar a la vista: una de 30 MB entre cincuenta de 200 KB. Una vez que sabes cuál es, tienes opciones que el enfoque del documento completo no te da: reemplazar la imagen de esa página por una versión más liviana, quitar la página si es una portada decorativa o enviar esa página por separado.

Una página escaneada guardada como PNG es una variante concreta y común de este caso. PNG es sin pérdida, lo que es correcto para capturas de pantalla y diagramas y un grave error para la fotografía de un documento: la misma página en JPEG suele pesar una décima parte, con una diferencia que nadie puede ver. Consulta qué formato de imagen usar.

Cuándo no enviarlo por correo

A partir de unos 20 MB, un enlace es mejor que un adjunto, y vale la pena decirlo claramente. Los adjuntos se copian en cada buzón por el que pasan, rebotan sin explicación en pasarelas que no puedes ver y son la causa más común de que un mensaje no llegue sin avisar. Un enlace compartido desde el almacenamiento que ya tengas evita las tres cosas y te permite reemplazar el archivo después de enviarlo.

La excepción es todo lo que deba quedar como constancia (una presentación oficial, un contrato firmado, una factura), donde el adjunto es la prueba de que algo se envió. En esos casos, comprime y divide lo necesario, y comprueba el límite que indica el destinatario en lugar de suponer que son 25 MB.