PDF слишком большой, чтобы отправить по почте

В какие лимиты вы на самом деле упираетесь

Это стоит знать заранее: от цели зависит, сколько придётся потрудиться. Gmail и Outlook.com ограничивают вложения 25 MB. В почтовых ящиках Microsoft 365 лимит обычно тоже 25 MB, хотя администратор может установить меньше — и часто устанавливает. Многие корпоративные почтовые шлюзы пропускают не больше 10 MB, что бы ни разрешал сам ящик, а некоторые государственные и юридические порталы для подачи документов ещё строже — нередко 5 MB, а некоторые судебные системы требуют и меньше.

Есть и второй, невидимый лимит. При пересылке вложения кодируются как текст, и это увеличивает их примерно на треть — так что файл на 20 MB может превратиться примерно в 27 MB письма и быть отклонён лимитом в 25 MB, в который вроде бы укладывался. Если отскакивает файл чуть меньше лимита — причина именно в этом. Целитесь примерно в три четверти заявленного ограничения, и проблема исчезнет.

Определите, какой у вас большой файл

Откройте PDF и пролистайте его. Вы ищете одно из трёх, и от ответа зависит всё остальное.

Сканы или фотографии на большинстве страниц. Каждая страница — картинка, а мегабайты живут именно в картинках. Это самый частый случай и лучше всего поддающийся сжатию: размер обычно уменьшается в два–пять раз без видимой разницы на экране.

В основном текст, но очень много страниц. Текстовый документ на 400 страниц велик потому, что длинный, а не потому, что в нём есть что-то лишнее. Сжатию здесь почти не с чем работать — и именно в этом случае люди сжимают файл снова и снова и решают, что инструмент сломан.

Несколько огромных страниц. Обычно это чертёж CAD, карта, плакат или страница с одной фотографией очень высокого разрешения. Одна страница может составлять большую часть файла, и найти её — зачастую вся задача.

Если это сканы или фотографии — сожмите

Это решение работает, потому что изображения в отсканированном PDF почти всегда хранятся в разрешении, намного превышающем то, что кто-либо будет рассматривать. Инструмент Сжать PDF перекодирует эти изображения с разумным потолком и не трогает текст и векторную графику, так что слова остаются идеально чёткими, а картинки теряют детали, которых на экране никто не увидит.

Ожидайте, что отсканированный документ на рекомендуемой настройке станет на 50–80% меньше. Отсканированный договор на 40 MB, превратившийся в файл от 8 до 20 MB, — нормальный результат. Если нужно ещё меньше, более сильные настройки жертвуют заметным качеством изображений ради размера и честно об этом предупреждают. А самая сильная превращает каждую страницу в одну картинку: файл становится радикально меньше, но текстовый слой уничтожается — документ больше нельзя искать, выделять и копировать. Используйте её, только когда размер действительно единственное, что важно.

Одна оговорка для всего, что пойдёт в типографию: при сжатии изображения переводятся в экранные цвета. На мониторе это незаметно, а в печати имеет значение. См. как подготовить PDF к печати.

Если это текст — хватит сжимать, разделите файл

Текст в PDF и так хранится чрезвычайно экономно — страница прозы занимает несколько килобайт, — поэтому убирать нечего, и сжатие даст в лучшем случае несколько процентов. Повторные прогоны ухудшают имеющиеся изображения, никак не помогая с размером, — худший из обоих вариантов.

Решение — отправлять меньше за раз. Для длинного отчёта обычно правильно Разделить PDF на части, которые проходят по размеру, и часто это удобнее и получателю: никому не нужно вложение на 400 страниц, когда важна девятая глава. А если вы знаете, какие страницы важны, ещё лучше их Извлечь страницы из PDF.

Если несколько страниц огромны — сначала найдите их

Разделите документ на отдельные страницы и посмотрите на размеры файлов. Виновница обычно сразу видна — одна страница на 30 MB среди пятидесяти по 200 KB. Когда вы знаете, какая это страница, появляются варианты, которых не даёт работа со всем документом: заменить изображение на этой странице уменьшенным, удалить страницу, если это декоративная обложка, или отправить её отдельно.

Частный и распространённый случай — отсканированная страница, сохранённая в PNG. PNG — формат без потерь: он хорош для скриншотов и схем и совершенно не подходит для фотографии документа — та же страница в JPEG часто весит в десять раз меньше без различимой разницы. См. какой формат изображения выбрать.

Когда лучше вообще не отправлять по почте

Больше примерно 20 MB ссылка лучше вложения, и это стоит сказать прямо. Вложения копируются в каждый почтовый ящик, через который проходят, без объяснений отклоняются на шлюзах, которых вы не видите, и являются самой частой причиной, по которой письмо молча не доходит. Ссылка из любого облачного хранилища, которое у вас уже есть, избавляет от всех трёх проблем и позволяет заменить файл уже после отправки.

Исключение — всё, что должно остаться документальным свидетельством: подача документов, подписанный договор, счёт, — где вложение само по себе доказывает, что что-то было отправлено. Тогда сжимайте и разделяйте по необходимости и проверьте заявленный лимит получателя, а не рассчитывайте на 25 MB.