আপনার PDF ইমেইলে পাঠানোর জন্য বেশি বড়

আসলে যে সীমায় আটকাচ্ছেন

শুরুর আগেই জেনে রাখা ভালো, কারণ লক্ষ্যই ঠিক করে আপনাকে কতটা খাটতে হবে। Gmail আর Outlook.com — দুটিই ২৫ MB-তে থেমে যায়। Microsoft 365-এর মেইলবক্সেও সাধারণত সীমা ২৫ MB, যদিও অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর চেয়ে কম রাখতে পারেন, এবং প্রায়ই রাখেন। অনেক প্রতিষ্ঠানের মেইল গেটওয়ে মেইলবক্স যা-ই অনুমতি দিক, ১০ MB-এর সীমা চাপিয়ে দেয়, আর কিছু সরকারি ও আইনি ফাইলিং পোর্টাল আরও কড়া — ৫ MB খুব প্রচলিত সংখ্যা, আর কয়েকটি আদালতের সিস্টেম এর চেয়েও কম বেঁধে দেয়।

আরেকটি অদৃশ্য সীমাও আছে। পাঠানোর সময় মেইলের অ্যাটাচমেন্ট টেক্সট হিসেবে এনকোড হয়, যা সেগুলোকে প্রায় এক-তৃতীয়াংশ বাড়িয়ে দেয় — ফলে ২০ MB-এর একটি ফাইল প্রায় ২৭ MB-এর মেসেজ হয়ে পৌঁছাতে পারে এবং যে ২৫ MB সীমার মধ্যে আছে বলে মনে হচ্ছিল, সেখানেই ফেরত আসতে পারে। সীমার ঠিক নিচের কোনো ফাইল ফেরত এলে এটাই কারণ। ঘোষিত সীমার প্রায় তিন-চতুর্থাংশ লক্ষ্য রাখুন, সমস্যা আর হবে না।

আপনার ফাইলটি কোন ধরনের বড়, তা বের করুন

PDF খুলে স্ক্রল করে দেখুন। আপনি তিনটি জিনিসের একটি খুঁজছেন, আর উত্তরই ঠিক করে পরে কী করবেন।

বেশির ভাগ পেজে স্ক্যান বা ফটো। প্রতিটি পেজ একটি ছবি, আর মেগাবাইটগুলো থাকে ছবিতেই। এটিই সবচেয়ে সাধারণ ঘটনা, আর এটিই সবচেয়ে ভালো কমপ্রেস হয় — স্ক্রিনে কোনো দৃশ্যমান পার্থক্য ছাড়াই সাইজ অর্ধেক থেকে পাঁচ ভাগের চার ভাগ পর্যন্ত কমবে বলে আশা করতে পারেন।

বেশির ভাগই লেখা, কিন্তু পেজ অনেক। ৪০০ পেজের একটি টেক্সট ডকুমেন্ট বড় কারণ সেটি দীর্ঘ, এর ভেতরে কিছু অপচয় হচ্ছে বলে নয়। এখানে কমপ্রেশনের করার মতো প্রায় কিছুই নেই, আর এই ক্ষেত্রেই মানুষ বারবার কমপ্রেস করে দেখে ধরে নেয় যে টুলটি নষ্ট।

অল্প কয়েকটি পেজ বিশাল। সাধারণত একটি CAD ড্রয়িং, একটি ম্যাপ, একটি পোস্টার বা খুব উচ্চ রেজোলিউশনের একটি ছবিসহ কোনো পেজ। একটি পেজই ফাইলের বেশির ভাগ জুড়ে থাকতে পারে, আর প্রায়ই সেটি খুঁজে বের করাই পুরো কাজ।

স্ক্যান বা ফটো হলে: কমপ্রেস করুন

এই সমাধানটি কাজ করে, আর কাজ করে কারণ স্ক্যান করা PDF-এর ছবিগুলো প্রায় সবসময় এমন রেজোলিউশনে রাখা থাকে, যা কেউ কখনো দেখবে তার চেয়ে অনেক বেশি। PDF কমপ্রেস করলে সেই ছবিগুলো একটি যুক্তিসংগত সর্বোচ্চ সীমায় রি-এনকোড হয়, আর লেখা ও ভেক্টর আর্টওয়ার্ক অক্ষত থাকে — ফলে শব্দগুলো পুরোপুরি ঝকঝকে থাকে, আর ছবিগুলো শুধু সেই খুঁটিনাটি ছাড়ে, যা স্ক্রিনে কেউ দেখতে পায় না।

প্রস্তাবিত সেটিংয়ে স্ক্যান করা ডকুমেন্ট থেকে ৫০ থেকে ৮০ শতাংশ কমবে বলে আশা করতে পারেন। ৪০ MB-এর একটি স্ক্যান করা চুক্তিপত্র ৮ থেকে ২০ MB-তে নেমে আসা স্বাভাবিক ফল। আরও ছোট দরকার হলে শক্তিশালী সেটিংগুলো সাইজের বিনিময়ে ছবির দৃশ্যমান মান ছেড়ে দেয়, এবং তা জানিয়েও দেয় — আর সবচেয়ে শক্তিশালী সেটিং প্রতিটি পেজকে একটি মাত্র ছবিতে পরিণত করে, যা ফাইলকে নাটকীয়ভাবে ছোট করে এবং টেক্সট লেয়ার নষ্ট করে দেয়, ফলে ডকুমেন্টটি আর সার্চ, সিলেক্ট বা কপি করা যায় না। শুধু তখনই এটি ব্যবহার করুন, যখন সত্যিই সাইজই একমাত্র বিবেচ্য।

প্রিন্টারে যাবে এমন কিছুর জন্য একটি সতর্কতা: কমপ্রেশন ছবিগুলোকে স্ক্রিনের রঙে রূপান্তর করে। মনিটরে তা চোখে পড়ে না, কিন্তু ছাপাখানায় তা গুরুত্বপূর্ণ। দেখুন প্রিন্টের জন্য PDF তৈরি।

লেখা হলে: কমপ্রেস করা থামান, ভাগ করুন

PDF-এ লেখা এমনিতেই অত্যন্ত দক্ষভাবে রাখা থাকে — এক পেজ গদ্য মাত্র কয়েক কিলোবাইট — তাই বাদ দেওয়ার মতো বাড়তি কিছু নেই, আর কমপ্রেশন বড়জোর কয়েক শতাংশ কমাবে। বারবার চালালে ভেতরের ছবিগুলোর মান কমে, অথচ সাইজে কোনো লাভ হয় না — দুই দিক থেকেই সবচেয়ে খারাপ ফল।

সমাধান হলো একবারে কম পাঠানো। দীর্ঘ রিপোর্টের জন্য PDF ভাগ করে সীমার মধ্যে ধরে এমন অংশে পাঠানোই সাধারণত সঠিক উত্তর, আর প্রাপকের জন্যও প্রায়ই এটি ভালো — দরকারি অংশ যখন নবম অধ্যায়, তখন কেউ ৪০০ পেজের অ্যাটাচমেন্ট চায় না। কোন পেজগুলো দরকারি তা জানলে শুধু সেই পেজগুলো বের করে নেওয়া আরও ভালো।

অল্প কয়েকটি পেজ বিশাল হলে: আগে সেগুলো খুঁজুন

ডকুমেন্টটিকে এক পেজ করে ভাগ করুন, তারপর ফাইলগুলোর সাইজ দেখুন। দোষী পেজটি সাধারণত সহজেই চোখে পড়ে — ২০০ KB-এর পঞ্চাশটি পেজের মধ্যে ৩০ MB-এর একটি। কোনটি তা জানলে এমন কিছু উপায় পান, যা পুরো ডকুমেন্ট ধরে কাজ করলে পাওয়া যায় না: সেই পেজের ছবিটি ছোট সংস্করণ দিয়ে বদলে দিন, শুধু সাজসজ্জার কভার হলে পেজটি সরিয়ে দিন, অথবা সেই পেজটি আলাদা করে পাঠান।

PNG হিসেবে সেভ করা স্ক্যান করা পেজ এরই একটি নির্দিষ্ট ও সাধারণ রূপ। PNG লসলেস, যা স্ক্রিনশট আর ডায়াগ্রামের জন্য ঠিক, কিন্তু ডকুমেন্টের ছবির জন্য একেবারেই ভুল — একই পেজ JPEG হিসেবে প্রায়ই দশ ভাগের এক ভাগ সাইজের হয়, আর পার্থক্য কেউ দেখতে পায় না। দেখুন কোন ইমেজ ফরম্যাট ব্যবহার করবেন।

কখন ইমেইলে পাঠানোই উচিত নয়

প্রায় ২০ MB পেরোলে অ্যাটাচমেন্টের চেয়ে লিংক ভালো, আর কথাটা সোজাসুজি বলা দরকার। অ্যাটাচমেন্ট যে যে মেইলবক্সে যায়, প্রতিটিতে কপি হয়, আপনার অদেখা গেটওয়েতে কোনো ব্যাখ্যা ছাড়াই ফেরত আসে, আর কোনো মেসেজ নিঃশব্দে না পৌঁছানোর সবচেয়ে সাধারণ কারণ এটিই। আপনার যে স্টোরেজ আগে থেকেই আছে, সেখান থেকে একটি শেয়ার করা লিংক এই তিনটিই এড়ায়, আর পাঠানোর পরও ফাইলটি বদলানোর সুযোগ দেয়।

ব্যতিক্রম হলো যা কিছু রেকর্ড হিসেবে থাকতে হবে — কোনো ফাইলিং, স্বাক্ষরিত চুক্তি, ইনভয়েস — যেখানে অ্যাটাচমেন্টই প্রমাণ যে কিছু পাঠানো হয়েছিল। সেখানে প্রয়োজনমতো কমপ্রেস ও ভাগ করুন, আর ২৫ MB ধরে না নিয়ে প্রাপকের ঘোষিত সীমা যাচাই করুন।