PDFが大きすぎてメールで送れない
大きすぎるPDFのほとんどは、3つの理由のどれかで大きくなっていて、それぞれ対処法が違います。どれに当たるかは10秒ほどで分かり、効果のない方法に時間を使わずに済みます。
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実際に引っかかっている上限
目標によってどこまで小さくする必要があるかが決まるので、始める前に知っておく価値があります。GmailとOutlook.comの上限はどちらも25 MBです。Microsoft 365のメールボックスも一般に25 MBが上限ですが、管理者がそれより低く設定でき、実際に低くしていることもよくあります。多くの企業のメールゲートウェイは、メールボックスの設定に関係なく10 MBで制限しています。また、官公庁や法的手続きの提出ポータルにはさらに厳しいものがあり、5 MBがよくある数字で、それより小さい上限を定めている裁判所のシステムもあります。
もう1つ、目に見えない上限があります。メールの添付ファイルは送信中にテキストとしてエンコードされるため、サイズが約3分の1増えます。つまり20 MBのファイルが約27 MBのメッセージとして届き、満たしていたはずの25 MBの上限で拒否されることがあります。上限をわずかに下回るファイルが戻ってくるのはこのためです。表示されている上限の約4分の3を目安にすれば、この問題は起こらなくなります。
ファイルが大きい原因を見極める
PDFを開いて、最後までスクロールしてみてください。探すのは次の3つのどれかで、その答えによってこの先の対処がすべて決まります。
ほとんどのページがスキャンや写真。各ページが画像で、ファイルサイズの大半を占めているのは画像です。これが最もよくあるケースで、圧縮が最もよく効きます。画面上では見た目の違いがないまま、サイズが2分の1から5分の1程度になると考えてよいでしょう。
ほとんどがテキストだが、ページ数が非常に多い。400ページのテキスト文書が大きいのは、長いからであって、無駄なものが含まれているからではありません。この場合、圧縮で削れるものはほとんどありません。何度も圧縮を試して、ツールが壊れていると結論づけてしまうのがこのケースです。
一部のページだけが極端に大きい。たいていはCAD図面、地図、ポスター、または非常に高解像度の写真が1枚載ったページです。1ページだけでファイルの大半を占めることがあり、そのページを見つけることが対処のすべてになる場合もよくあります。
スキャンや写真なら：圧縮する
これは効果のある対処法です。スキャンしたPDFの画像は、誰も見ることのないほど高い解像度で保存されていることがほとんどだからです。PDF圧縮は、それらの画像を適切な上限の解像度で再エンコードし、テキストとベクター画像には手を加えません。文字はくっきりしたままで、画像からは画面では誰にも見えない細部だけが削られます。
推奨設定なら、スキャンした文書のサイズは50〜80%小さくなります。40 MBのスキャンした契約書が8〜20 MBになるのはごく普通の結果です。さらに小さくする必要がある場合、より強い設定では目に見える画質と引き換えにサイズを小さくし、そのことも表示されます。最も強い設定では各ページを1枚の画像に変換するため、ファイルは劇的に小さくなりますが、テキストレイヤーが失われ、文書の検索、選択、コピーができなくなります。本当にサイズだけが重要な場合にのみ使ってください。
印刷所に送るファイルには1つ注意点があります。圧縮すると画像は画面用の色に変換されます。モニター上では分かりませんが、印刷では違いが出ます。印刷用PDFの準備をご覧ください。
テキストなら：圧縮はやめて分割する
PDF内のテキストはもともと非常に効率よく保存されていて、文章1ページで数キロバイトしかありません。削れる無駄がないので、圧縮してもせいぜい数%しか小さくなりません。何度も繰り返すと、含まれている画像の画質が落ちるだけでサイズは変わらず、最悪の結果になります。
対処法は、一度に送る量を減らすことです。長い報告書なら、PDF分割で上限に収まるセクションに分けるのがたいてい正解で、受け取る側にとっても便利なことがよくあります。関係があるのは第9章だけなのに、400ページの添付ファイルを受け取りたい人はいません。必要なページが分かっているなら、PDFページ抽出で取り出すほうがさらに効果的です。
一部のページが極端に大きいなら：まずそのページを見つける
文書を1ページずつに分割して、ファイルサイズを確認します。原因のページはたいていすぐに分かります。200 KBのページが50枚並ぶ中に、30 MBのページが1枚あるといった具合です。どのページか分かれば、文書全体を処理する方法では得られない選択肢が生まれます。そのページの画像を小さいものに差し替える、装飾用の表紙なら削除する、そのページだけ別に送る、といった方法です。
スキャンしたページをPNGで保存しているのは、このケースの具体的でよくある例です。PNGはロスレスで、スクリーンショットや図には適していますが、文書を撮影した写真にはまったく向いていません。同じページをJPEGにすると、誰にも分からない程度の違いでサイズが10分の1になることもよくあります。どの画像形式を使うべきかをご覧ください。
そもそもメールで送らないほうがよい場合
約20 MBを超えたら、添付ファイルよりリンクのほうが適していると、はっきり言っておく価値があります。添付ファイルは経由するすべてのメールボックスにコピーされ、見えないゲートウェイで理由も示されずに戻され、メッセージが知らないうちに届かない最大の原因になっています。すでに使っているストレージの共有リンクなら、この3つをすべて避けられ、送信後にファイルを差し替えることもできます。
例外は、記録として残す必要があるもの、つまり提出書類、署名済みの契約書、請求書などで、添付ファイルそのものが送った証拠になります。その場合は必要に応じて圧縮や分割を行い、25 MBと決めつけずに相手が示している上限を確認してください。
よくある質問
圧縮してもファイルがほとんど変わらなかったのはなぜですか？
大きな画像が含まれていなかったからです。圧縮は画像を再エンコードすることで効果を出します。ほとんどがテキストのPDFでは削れるものがほとんどなく、きちんとしたツールなら小さくなったふりをせず、そのことを伝えて元のファイルを返します。代わりに分割してください。
同じPDFを2回圧縮できますか？
できますが、効果はほとんどありません。画像はすでに一度再エンコードされているので、2回目は画質をさらに落とすだけで、サイズはわずかしか減りません。1回で足りなかった場合は、弱い設定で2回かけるより、強い設定で1回かけるほうが効果的です。
圧縮するとテキストがぼやけますか？
いいえ。テキストとベクター画像は画像ではないので、最も強い設定以外ではまったく手を加えません。最も強い設定はページ全体を画像に変換し、その旨を警告します。通常の設定なら、ファイルがどれだけ小さくなっても文字はくっきりしたままです。
ファイルは24 MBなのにGmailで拒否されました。
添付ファイルは送信用にエンコードされ、サイズが約3分の1増えるため、24 MBのファイルは約32 MBのメッセージになります。示されている上限の約4分の3を目安にしてください。
契約書やパスポートのスキャンを圧縮しても安全ですか？
このサイトでは安全です。どの段階でも何も保存されません。小さくする必要があるファイルの大半は契約書、パスポート、銀行の取引明細書なので、ここでは普段以上にこの点が重要です。ファイルをサーバーの順番待ちに置くツールには、より注意してください。