File PDF của bạn quá nặng để gửi email

Những giới hạn bạn thực sự đang gặp

Nên biết trước khi bắt đầu, vì mức giới hạn quyết định bạn phải làm đến đâu. Gmail và Outlook.com đều dừng ở 25 MB. Hộp thư Microsoft 365 thường cũng giới hạn 25 MB, dù quản trị viên có thể đặt thấp hơn và rất hay làm vậy. Nhiều cổng email doanh nghiệp áp mức 10 MB bất kể hộp thư cho phép bao nhiêu, và một số cổng nộp hồ sơ của cơ quan nhà nước hay pháp lý còn khắt khe hơn — 5 MB là con số phổ biến, và một vài hệ thống tòa án quy định thấp hơn nữa.

Còn một giới hạn thứ hai, vô hình. File đính kèm được mã hóa thành văn bản khi truyền đi, khiến chúng phình to thêm khoảng một phần ba — nên một file 20 MB có thể đến nơi thành khoảng 27 MB dữ liệu thư và bị giới hạn 25 MB từ chối, dù trông như đã nằm trong giới hạn. Nếu một file chỉ vừa dưới giới hạn mà vẫn bị trả lại, đó là lý do. Hãy nhắm khoảng ba phần tư mức giới hạn được công bố và vấn đề sẽ không còn xảy ra.

Xác định file của bạn nặng theo kiểu nào

Mở file PDF và cuộn qua. Bạn đang tìm một trong ba dấu hiệu, và câu trả lời quyết định mọi bước tiếp theo.

Phần lớn các trang là bản scan hoặc ảnh chụp. Mỗi trang là một bức ảnh, và ảnh chính là nơi chiếm nhiều megabyte nhất. Đây là trường hợp phổ biến và nén hiệu quả nhất — có thể giảm từ một nửa đến bốn phần năm dung lượng mà không thấy khác biệt gì trên màn hình.

Chủ yếu là chữ, nhưng rất nhiều trang. Một tài liệu chữ dài 400 trang nặng vì nó dài, chứ không phải vì có gì thừa thãi bên trong. Ở đây gần như chẳng có gì để nén, và đây là trường hợp mọi người nén đi nén lại rồi kết luận rằng công cụ bị hỏng.

Vài trang cực kỳ nặng. Thường là bản vẽ CAD, bản đồ, poster hoặc một trang chứa một bức ảnh có độ phân giải rất cao. Một trang có thể chiếm phần lớn dung lượng file, và tìm ra nó thường là toàn bộ công việc.

Nếu là bản scan hoặc ảnh chụp: hãy nén

Đây là cách xử lý hiệu quả, và nó hiệu quả vì ảnh trong một file PDF scan gần như luôn được lưu ở độ phân giải vượt xa mức bất kỳ ai cần xem. Nén PDF sẽ mã hóa lại những ảnh đó ở một mức trần hợp lý và giữ nguyên chữ cùng hình vẽ vector, nên chữ vẫn sắc nét hoàn hảo trong khi ảnh chỉ mất đi những chi tiết không ai nhìn thấy được trên màn hình.

Có thể giảm 50 đến 80 phần trăm dung lượng của một tài liệu scan ở mức cài đặt khuyến nghị. Một bản hợp đồng scan 40 MB còn khoảng 8 đến 20 MB là kết quả bình thường. Nếu cần nhỏ hơn nữa, các mức nén mạnh hơn sẽ đánh đổi chất lượng ảnh thấy rõ để lấy dung lượng và có nói rõ điều đó — còn mức mạnh nhất biến mỗi trang thành một bức ảnh duy nhất, khiến file nhỏ đi đáng kể và phá hủy lớp văn bản, nên tài liệu không còn tìm kiếm, chọn hay sao chép chữ được nữa. Chỉ dùng mức này khi dung lượng thực sự là điều duy nhất quan trọng.

Một lưu ý cho file sắp mang đi in: việc nén chuyển ảnh sang hệ màu dành cho màn hình. Trên màn hình thì không thấy khác biệt, nhưng khi in ấn thì có. Xem chuẩn bị file PDF để in.

Nếu là chữ: đừng nén nữa, hãy tách file

Chữ trong PDF vốn đã được lưu cực kỳ hiệu quả — một trang văn xuôi chỉ vài kilobyte — nên chẳng có gì thừa để bỏ đi và việc nén cùng lắm chỉ giảm được vài phần trăm. Nén đi nén lại sẽ làm giảm chất lượng những ảnh có trong file mà không giúp gì cho dung lượng, tức là tệ cả đôi đường.

Cách xử lý là mỗi lần gửi ít hơn. Tách PDF thành các phần vừa giới hạn thường là giải pháp đúng cho một bản báo cáo dài, và cũng thường tốt hơn cho người nhận — không ai muốn một file đính kèm 400 trang khi phần liên quan chỉ là chương chín. Trích xuất những trang cần thiết còn tốt hơn nữa khi bạn biết đó là những trang nào.

Nếu vài trang cực kỳ nặng: hãy tìm ra chúng trước

Tách tài liệu thành từng trang riêng lẻ và xem dung lượng của từng file. Trang gây ra vấn đề thường rất dễ thấy — một trang 30 MB giữa năm mươi trang 200 KB. Khi đã biết đó là trang nào, bạn có những lựa chọn mà cách xử lý cả tài liệu không mang lại: thay ảnh trên trang đó bằng một phiên bản nhỏ hơn, bỏ trang đó nếu chỉ là trang bìa trang trí, hoặc gửi riêng trang đó.

Một trang scan được lưu dưới dạng PNG là một biến thể cụ thể và phổ biến của trường hợp này. PNG là lossless, rất hợp với ảnh chụp màn hình và sơ đồ nhưng hoàn toàn sai với ảnh chụp một tài liệu — cùng trang đó ở dạng JPEG thường chỉ nặng bằng một phần mười, với khác biệt mà không ai nhìn ra. Xem nên dùng định dạng ảnh nào.

Khi nào không nên gửi qua email

Trên khoảng 20 MB, một đường link tốt hơn file đính kèm và điều này đáng được nói thẳng. File đính kèm bị sao chép vào mọi hộp thư mà nó đi qua, bị trả lại không rõ lý do ở những cổng email bạn không nhìn thấy, và là lý do phổ biến nhất khiến một email lặng lẽ không đến được nơi nhận. Một đường link chia sẻ từ bất kỳ dịch vụ lưu trữ nào bạn đang có sẽ tránh được cả ba vấn đề đó và cho phép bạn thay file sau khi đã gửi.

Ngoại lệ là những gì cần được lưu làm hồ sơ — hồ sơ nộp, hợp đồng đã ký, hóa đơn — khi chính file đính kèm là bằng chứng cho thấy thứ gì đó đã được gửi. Trong trường hợp đó, hãy nén và tách khi cần, và kiểm tra giới hạn mà bên nhận công bố thay vì mặc định là 25 MB.