PDF太大，无法用邮件发送

您真正遇到的是哪些限制

开始之前值得先了解，因为目标大小决定了您需要花多大力气。Gmail和Outlook.com的上限都是25 MB。Microsoft 365邮箱通常也是25 MB，不过管理员可以设得更低，而且经常这么做。许多企业邮件网关无论邮箱允许多大，一律限制在10 MB；有些政府和法律文书提交平台更加严格——5 MB是常见的数字，少数法院系统规定得更小。

还有第二个看不见的限制。邮件附件在传输过程中会被编码为文本，体积会膨胀约三分之一——因此一个20 MB的文件到达时可能变成约27 MB的邮件，被它看似满足的25 MB限制拒收。如果一个略低于上限的文件被退回，原因就在这里。把目标定在标明上限的四分之三左右，这个问题就不会再出现。

先判断您的文件属于哪一种

打开PDF，从头到尾滚动一遍。您要找的是以下三种情况之一，答案决定了接下来的一切。

大多数页面是扫描件或照片。每一页都是一张图片，而图片正是占用大量空间的地方。这是最常见的情况，也是压缩效果最好的——预计可以减小一半到五分之四的体积，在屏幕上看不出任何区别。

以文字为主，但页数非常多。一份400页的文字文档之所以大，是因为它长，而不是因为里面有什么浪费空间的东西。这种情况下压缩几乎无从下手，人们往往反复压缩，然后认定工具坏了。

少数几页特别大。通常是CAD图纸、地图、海报，或放了一张超高分辨率照片的页面。一页就可能占去文件的大部分，找到它往往就解决了全部问题。

如果是扫描件或照片：压缩它

这是真正有效的办法，之所以有效，是因为扫描版PDF中的图片几乎总是以远超任何人查看需要的分辨率存储的。压缩PDF会以合理的上限重新编码这些图片，文字和矢量图形则原封不动，因此文字依然清晰锐利，图片舍弃的只是屏幕上没人看得出的细节。

在推荐设置下，扫描文档预计可以减小50%到80%。一份40 MB的扫描合同压缩到8至20 MB是正常结果。如果还需要更小，更强的设置会以可见的画质损失换取体积，并会明确告诉您——而最强的设置会把每一页变成一张图片，文件会大幅变小，但文字层也会被破坏，文档将无法再搜索、选中或复制。只有在体积确实是唯一考虑时才使用它。

如果文件要送去印刷，还有一点需要注意：压缩会把图片转换为屏幕色彩。这在显示器上看不出来，但在印刷机上会有影响。请参阅为印刷准备PDF。

如果是文字：别再压缩，拆分它

PDF中的文字本来就存储得极其高效——一页正文只有几KB——所以没有多余的部分可以去掉，压缩最多只能减小百分之几。反复压缩只会让文件里仅有的图片越来越差，体积却不见减小，两头吃亏。

解决办法是每次少发一点。对于长篇报告，把PDF拆分成大小合适的几部分通常是正确的做法，而且对收件人往往也更好——相关内容在第九章时，没人想收到一个400页的附件。如果您知道哪些页面是需要的，提取这些页面就更好了。

如果少数几页特别大：先把它们找出来

把文档拆分成单页，然后查看各个文件的大小。问题页面通常一目了然——五十个200 KB的页面中夹着一个30 MB的。一旦知道是哪一页，您就有了整份文档处理方式所没有的选择：把那一页上的图片换成更小的版本；如果只是装饰性封面，就把它删掉；或者把那一页单独发送。

扫描页保存为PNG是这种情况中一个具体而常见的例子。PNG是无损格式，用于截图和示意图正合适，用于文档照片则大错特错——同一页存为JPEG，体积往往只有十分之一，差别却没人看得出来。请参阅该用哪种图片格式。

什么时候根本不该用邮件发送

超过大约20 MB，发链接就比发附件更好，这一点值得直说。附件会被复制到它经过的每一个邮箱，会在您看不见的网关处无声无息地被退回，也是邮件悄无声息投递失败的最常见原因。用您现有的任何存储服务分享一个链接，就能同时避开这三个问题，而且发出后还能替换文件。

例外情况是任何需要留作记录的文件——提交的文书、签署的合同、发票——在这些情况下，附件本身就是发送过的证据。这时请根据需要压缩和拆分，并核实收件方标明的限制，而不要默认是25 MB。