Votre PDF est trop lourd pour un e-mail

Les limites auxquelles vous vous heurtez vraiment

Bon à savoir avant de commencer, car c'est l'objectif qui décide de l'effort à fournir. Gmail et Outlook.com s'arrêtent tous deux à 25 MB. Les boîtes Microsoft 365 sont souvent plafonnées à 25 MB elles aussi, mais un administrateur peut fixer une limite plus basse, et le fait souvent. Beaucoup de passerelles de messagerie d'entreprise imposent 10 MB quelle que soit la limite de la boîte, et certains portails de dépôt administratifs ou juridiques sont plus stricts encore — 5 MB est une valeur courante, et quelques juridictions exigent moins.

Il existe une seconde limite, invisible. Pendant l'envoi, les pièces jointes sont encodées sous forme de texte, ce qui les gonfle d'environ un tiers — un fichier de 20 MB peut donc arriver sous forme d'un message d'environ 27 MB et être refusé par une limite de 25 MB qu'il semblait respecter. Si un fichier juste sous la limite est rejeté, voilà pourquoi. Visez environ les trois quarts du plafond annoncé et le problème disparaît.

Identifiez le type de fichier lourd que vous avez

Ouvrez le PDF et faites-le défiler. Vous cherchez l'une de trois choses, et la réponse décide de toute la suite.

Des scans ou des photos sur la plupart des pages. Chaque page est une image, et c'est dans les images que se logent les mégaoctets. C'est le cas le plus courant et celui qui se compresse le mieux — attendez-vous à perdre de la moitié aux quatre cinquièmes de la taille, sans différence visible à l'écran.

Surtout du texte, mais énormément de pages. Un document texte de 400 pages est lourd parce qu'il est long, pas parce qu'il contient quoi que ce soit de superflu. La compression n'a presque rien sur quoi agir ici, et c'est le cas où l'on compresse encore et encore avant de conclure que l'outil ne fonctionne pas.

Quelques pages énormes. En général un plan de CAO, une carte, une affiche ou une page portant une seule photo en très haute résolution. Une seule page peut représenter l'essentiel du fichier, et la trouver constitue souvent tout le travail.

S'il s'agit de scans ou de photos : compressez

C'est la solution qui fonctionne, et elle fonctionne parce que les images d'un PDF numérisé sont presque toujours enregistrées à une résolution bien supérieure à ce que quiconque regardera. Compresser le PDF réencode ces images avec un plafond raisonnable et laisse intacts le texte et les dessins vectoriels : les mots restent parfaitement nets, tandis que les images perdent des détails que personne ne voit à l'écran.

Comptez 50 à 80 % de gain sur un document numérisé avec le réglage recommandé. Un contrat numérisé de 40 MB qui finit entre 8 et 20 MB, c'est un résultat normal. S'il vous le faut plus léger encore, les réglages plus forts sacrifient une qualité d'image visible au profit de la taille, et le signalent — et le réglage le plus fort transforme chaque page en une seule image, ce qui réduit le fichier de façon spectaculaire et détruit la couche de texte : le document ne peut plus être interrogé, sélectionné ni copié. Ne l'utilisez que si la taille est réellement la seule chose qui compte.

Une réserve pour tout ce qui part chez un imprimeur : la compression convertit les images en couleurs d'écran. C'est invisible sur un moniteur et important sur une presse. Voir préparer un PDF pour l'impression.

S'il s'agit de texte : arrêtez de compresser et divisez

Le texte d'un PDF est déjà stocké de façon extrêmement efficace — une page de prose pèse quelques kilo-octets —, il n'y a donc rien à retirer et la compression fera gagner au mieux quelques pour cent. La relancer encore et encore dégrade les images présentes sans réduire la taille : le pire des deux mondes.

La solution est d'envoyer moins à la fois. Diviser le PDF en parties qui passent est généralement la bonne réponse pour un long rapport, et c'est souvent mieux pour le destinataire aussi — personne ne veut d'une pièce jointe de 400 pages quand seul le chapitre neuf l'intéresse. Extraire les pages utiles est encore mieux quand vous savez lesquelles c'est.

Si quelques pages sont énormes : trouvez-les d'abord

Divisez le document en pages individuelles et regardez la taille des fichiers. La page fautive saute généralement aux yeux — une page de 30 MB au milieu de cinquante à 200 KB. Une fois que vous savez laquelle c'est, vous avez des options que l'approche globale ne vous offre pas : remplacer l'image de cette page par une version plus légère, retirer la page s'il s'agit d'une couverture décorative, ou envoyer cette page séparément.

Une page numérisée enregistrée en PNG en est un cas particulier et fréquent. Le PNG est sans perte, ce qui convient aux captures d'écran et aux schémas, et pas du tout à la photo d'un document — la même page en JPEG pèse souvent dix fois moins, pour une différence que personne ne voit. Voir quel format d'image choisir.

Quand ne pas l'envoyer par e-mail du tout

Au-delà d'environ 20 MB, un lien vaut mieux qu'une pièce jointe, et autant le dire clairement. Les pièces jointes sont copiées dans chaque boîte qu'elles traversent, sont rejetées sans explication par des passerelles que vous ne voyez pas, et sont la première cause d'un message qui n'arrive jamais, sans le moindre avertissement. Un lien de partage depuis le stockage que vous utilisez déjà évite ces trois écueils et vous permet de remplacer le fichier après l'envoi.

L'exception, c'est tout ce qui doit faire foi — un dépôt officiel, un contrat signé, une facture —, où la pièce jointe est la preuve que quelque chose a été envoyé. Dans ce cas, compressez et divisez autant que nécessaire, et vérifiez la limite indiquée par le destinataire au lieu de supposer 25 MB.