PDF가 너무 커서 메일로 보낼 수 없을 때

실제로 걸리는 용량 제한

시작하기 전에 알아 두면 좋습니다. 목표치에 따라 얼마나 줄여야 할지가 정해지기 때문입니다. Gmail과 Outlook.com은 모두 25 MB가 한도입니다. Microsoft 365 메일함도 보통 25 MB로 제한되지만, 관리자가 더 낮게 설정할 수 있고 실제로 그런 경우가 많습니다. 많은 회사 메일 게이트웨이는 메일함 설정과 관계없이 10 MB를 강제하며, 일부 정부 기관이나 법률 서류 제출 포털은 이보다 더 엄격합니다. 5 MB가 흔한 기준이고, 그보다 적게 정한 법원 시스템도 있습니다.

눈에 보이지 않는 두 번째 한도도 있습니다. 메일 첨부 파일은 전송 중에 텍스트로 인코딩되면서 크기가 약 3분의 1 늘어납니다. 그래서 20 MB 파일이 약 27 MB짜리 메시지가 되어, 기준을 통과한 것처럼 보였던 25 MB 한도에 걸려 거부될 수 있습니다. 한도보다 살짝 작은 파일이 반송됐다면 이것이 원인입니다. 공지된 한도의 4분의 3 정도를 목표로 하면 이 문제는 사라집니다.

내 파일이 어떤 종류의 큰 파일인지 확인하기

PDF를 열고 끝까지 스크롤해 보세요. 찾을 것은 다음 세 가지 중 하나이며, 그 답에 따라 이후의 모든 것이 정해집니다.

대부분의 페이지가 스캔본이나 사진인 경우. 페이지마다 한 장의 그림이고, 용량은 바로 그 그림들이 차지합니다. 가장 흔한 경우이자 압축이 가장 잘 되는 경우로, 화면에서 눈에 띄는 차이 없이 용량이 절반에서 5분의 4까지 줄어듭니다.

대부분 텍스트지만 페이지가 아주 많은 경우. 400페이지짜리 텍스트 문서가 큰 것은 길기 때문이지, 안에 낭비되는 부분이 있어서가 아닙니다. 여기서는 압축할 거리가 거의 없으며, 사람들이 압축을 거듭하다가 도구가 고장 났다고 결론 내리는 경우가 바로 이것입니다.

몇몇 페이지가 엄청나게 큰 경우. 보통 CAD 도면, 지도, 포스터, 또는 초고해상도 사진 한 장이 들어간 페이지입니다. 한 페이지가 파일 용량의 대부분을 차지할 수 있고, 그 페이지를 찾는 것이 해결의 전부인 경우가 많습니다.

스캔본이나 사진이라면: 압축하세요

효과가 있는 해결법이며, 그 이유는 스캔한 PDF 속 이미지가 거의 항상 누구도 들여다보지 않을 만큼 높은 해상도로 저장되어 있기 때문입니다. PDF 용량 줄이기는 이 이미지들을 적절한 상한선에 맞춰 다시 인코딩하고 텍스트와 벡터 그래픽은 건드리지 않습니다. 그래서 글자는 완벽하게 선명하게 유지되고, 그림만 화면에서 아무도 알아볼 수 없는 디테일을 내려놓습니다.

권장 설정에서 스캔 문서는 50~80% 줄어든다고 보면 됩니다. 40 MB짜리 스캔 계약서가 8~20 MB가 되는 것은 평범한 결과입니다. 더 줄여야 한다면 더 강한 설정이 눈에 보이는 화질을 용량과 맞바꾸며, 그 사실을 알려 줍니다. 가장 강한 설정은 페이지마다 한 장의 그림으로 바꿔 파일을 극적으로 줄이지만 텍스트 레이어를 없애 버리므로, 문서를 더 이상 검색하거나 선택하거나 복사할 수 없습니다. 정말로 용량만이 중요할 때만 쓰세요.

인쇄소로 보낼 파일이라면 한 가지 주의할 점이 있습니다. 압축하면 이미지가 화면용 색상으로 바뀝니다. 모니터에서는 보이지 않지만 인쇄기에서는 문제가 됩니다. 인쇄용 PDF 준비하기를 참고하세요.

텍스트라면: 압축은 그만두고 나누세요

PDF 속 텍스트는 이미 매우 효율적으로 저장되어 있어(글 한 페이지가 몇 KB), 덜어낼 군살이 없고 압축해 봐야 기껏해야 몇 퍼센트 줄어듭니다. 압축을 반복하면 들어 있는 이미지만 망가지고 용량에는 도움이 되지 않으니, 가장 나쁜 결과입니다.

해결법은 한 번에 보내는 양을 줄이는 것입니다. 긴 보고서라면 PDF 분할로 한도에 맞게 나누는 것이 보통 정답이고, 받는 사람에게도 더 나은 경우가 많습니다. 필요한 부분이 9장인데 400페이지짜리 첨부 파일을 받고 싶은 사람은 없으니까요. 어떤 페이지가 중요한지 안다면 필요한 페이지만 추출하는 것이 더 좋습니다.

몇몇 페이지가 엄청나게 크다면: 먼저 찾으세요

문서를 한 페이지씩 나눈 뒤 파일 용량을 확인하세요. 문제의 페이지는 대개 한눈에 드러납니다. 200 KB짜리 50페이지 사이에 30 MB짜리 한 페이지가 있는 식이죠. 어느 페이지인지 알고 나면 문서 전체를 다루는 방식으로는 얻을 수 없는 선택지가 생깁니다. 그 페이지의 이미지를 더 작은 버전으로 바꾸거나, 장식용 표지라면 페이지를 빼거나, 그 페이지만 따로 보낼 수 있습니다.

PNG로 저장된 스캔 페이지는 이 경우의 흔한 변형입니다. PNG는 무손실 형식이라 스크린샷과 도표에는 알맞지만 문서를 찍은 사진에는 매우 부적합합니다. 같은 페이지를 JPEG로 저장하면 아무도 알아채지 못하는 차이로 용량이 10분의 1이 되는 경우가 많습니다. 어떤 이미지 형식을 써야 할까를 참고하세요.

아예 메일로 보내지 말아야 할 때

약 20 MB를 넘으면 첨부 파일보다 링크가 낫고, 이 점은 분명히 말해 둘 가치가 있습니다. 첨부 파일은 거쳐 가는 모든 메일함에 복사되고, 보이지 않는 게이트웨이에서 아무 설명 없이 반송되며, 메시지가 조용히 도착하지 않는 가장 흔한 원인입니다. 이미 쓰고 있는 저장 공간의 공유 링크를 쓰면 이 세 가지를 모두 피할 수 있고, 보낸 뒤에도 파일을 바꿀 수 있습니다.

예외는 제출 서류, 서명된 계약서, 청구서처럼 기록으로 남아야 하는 문서입니다. 이때는 첨부 파일 자체가 무언가를 보냈다는 증거가 됩니다. 이런 경우에는 필요한 만큼 압축하고 나누되, 25 MB라고 가정하지 말고 받는 쪽이 밝힌 한도를 확인하세요.