आपकी PDF ईमेल के लिए बहुत बड़ी है

असल में आप किन लिमिट से टकरा रहे हैं

शुरू करने से पहले यह जानना फ़ायदेमंद है, क्योंकि लक्ष्य ही तय करता है कि आपको कितनी मेहनत करनी है। Gmail और Outlook.com दोनों 25 MB पर रुक जाते हैं। Microsoft 365 मेलबॉक्स की सीमा भी आम तौर पर 25 MB होती है, हालांकि एडमिनिस्ट्रेटर इसे कम कर सकता है और अक्सर करता भी है। कई कंपनियों के मेल गेटवे 10 MB की सीमा लागू करते हैं, मेलबॉक्स चाहे जितनी भी अनुमति दे, और कुछ सरकारी और क़ानूनी फ़ाइलिंग पोर्टल इससे भी सख़्त हैं — 5 MB एक आम आंकड़ा है, और कुछ अदालती सिस्टम इससे भी कम तय करते हैं।

एक दूसरी, अदृश्य सीमा भी है। भेजते समय मेल अटैचमेंट को टेक्स्ट के रूप में एन्कोड किया जाता है, जिससे वे करीब एक तिहाई बड़े हो जाते हैं — इसलिए 20 MB की फ़ाइल लगभग 27 MB के मैसेज के रूप में पहुंच सकती है और उस 25 MB की सीमा से रिजेक्ट हो सकती है जिसके अंदर वह दिख रही थी। अगर सीमा से ठीक नीचे वाली फ़ाइल लौट आती है, तो वजह यही है। बताई गई सीमा के करीब तीन चौथाई का लक्ष्य रखें, और यह समस्या ख़त्म हो जाती है।

पता करें कि आपकी फ़ाइल किस तरह से बड़ी है

PDF खोलें और उसमें स्क्रॉल करें। आपको तीन में से एक चीज़ देखनी है, और उसी से आगे का सब कुछ तय होता है।

ज़्यादातर पेजों पर स्कैन या फ़ोटो। हर पेज एक तस्वीर है, और मेगाबाइट तस्वीरों में ही होते हैं। यह सबसे आम स्थिति है और सबसे अच्छी तरह कंप्रेस होती है — स्क्रीन पर बिना किसी दिखने वाले फ़र्क़ के साइज़ आधे से चार-पांचवें हिस्से तक कम होने की उम्मीद करें।

ज़्यादातर टेक्स्ट, लेकिन बहुत सारे पेज। 400 पेज का टेक्स्ट डॉक्यूमेंट इसलिए बड़ा है क्योंकि वह लंबा है, इसलिए नहीं कि उसमें कुछ फ़ालतू है। यहां कंप्रेशन के पास करने को लगभग कुछ नहीं होता, और यही वह स्थिति है जहां लोग बार-बार कंप्रेस करते हैं और मान लेते हैं कि टूल ख़राब है।

कुछ पेज जो बहुत भारी हैं। आम तौर पर कोई CAD ड्रॉइंग, नक्शा, पोस्टर या बहुत हाई-रिज़ॉल्यूशन वाली एक फ़ोटो वाला पेज। एक पेज ही फ़ाइल का ज़्यादातर हिस्सा हो सकता है, और उसे ढूंढ लेना अक्सर पूरा काम होता है।

अगर स्कैन या फ़ोटो हैं: कंप्रेस करें

यही हल काम करता है, और इसलिए करता है क्योंकि स्कैन की गई PDF की इमेज लगभग हमेशा उतने रिज़ॉल्यूशन पर स्टोर होती हैं जो किसी के देखने की ज़रूरत से कहीं ज़्यादा है। PDF कंप्रेस करना उन इमेज को एक समझदार सीमा पर दोबारा एन्कोड करता है और टेक्स्ट व वेक्टर आर्टवर्क को छूता तक नहीं, इसलिए शब्द पूरी तरह शार्प रहते हैं और तस्वीरें सिर्फ़ वह बारीकी छोड़ती हैं जो स्क्रीन पर किसी को दिखती ही नहीं।

सुझाई गई सेटिंग पर स्कैन किए डॉक्यूमेंट का साइज़ 50 से 80 प्रतिशत तक कम होने की उम्मीद करें। 40 MB का स्कैन किया कॉन्ट्रैक्ट 8 से 20 MB के बीच आ जाना आम नतीजा है। अगर इससे भी छोटा चाहिए, तो ज़्यादा ताक़तवर सेटिंग साइज़ के बदले दिखने वाली इमेज क्वालिटी देती हैं और यह साफ़ बताती हैं — और सबसे ताक़तवर सेटिंग हर पेज को एक तस्वीर बना देती है, जिससे फ़ाइल बहुत छोटी हो जाती है और टेक्स्ट लेयर ख़त्म हो जाती है, यानी डॉक्यूमेंट में न सर्च हो सकता है, न सिलेक्ट, न कॉपी। इसे सिर्फ़ तभी इस्तेमाल करें जब साइज़ ही सचमुच इकलौती चीज़ हो जो मायने रखती है।

प्रिंटर पर जाने वाली किसी भी फ़ाइल के लिए एक सावधानी: कंप्रेशन इमेज को स्क्रीन के रंगों में बदल देता है। मॉनिटर पर यह दिखता नहीं, लेकिन प्रिंटिंग प्रेस पर फ़र्क़ पड़ता है। देखें प्रिंट के लिए PDF तैयार करना।

अगर टेक्स्ट है: कंप्रेस करना छोड़ें और स्प्लिट करें

PDF में टेक्स्ट पहले से ही बहुत कुशलता से स्टोर होता है — गद्य का एक पेज कुछ किलोबाइट का होता है — इसलिए हटाने लायक कुछ फ़ालतू नहीं होता और कंप्रेशन ज़्यादा से ज़्यादा कुछ प्रतिशत कम करेगा। इसे बार-बार चलाने से मौजूद इमेज ख़राब होती जाती हैं और साइज़ में कोई मदद नहीं मिलती — यानी दोनों तरफ़ नुक़सान।

हल है एक बार में कम भेजना। लंबी रिपोर्ट के लिए PDF को स्प्लिट करना ऐसे हिस्सों में जो सीमा में आएं, आम तौर पर सही जवाब है, और अक्सर पाने वाले के लिए भी बेहतर होता है — जब काम का हिस्सा अध्याय नौ हो, तो कोई 400 पेज का अटैचमेंट नहीं चाहता। अगर आपको पता है कि कौन-से पेज ज़रूरी हैं, तो सिर्फ़ ज़रूरी पेज निकालना और भी बेहतर है।

अगर कुछ पेज बहुत भारी हैं: पहले उन्हें ढूंढें

डॉक्यूमेंट को एक-एक पेज में स्प्लिट करें और फ़ाइलों के साइज़ देखें। गड़बड़ वाला पेज आम तौर पर साफ़ दिख जाता है — 200 KB वाले पचास पेजों के बीच 30 MB का एक पेज। एक बार पता चल जाए कि कौन-सा है, तो आपके पास ऐसे विकल्प होते हैं जो पूरे डॉक्यूमेंट वाला तरीक़ा नहीं देता: उस पेज की इमेज को छोटे वर्शन से बदलें, अगर वह सजावटी कवर है तो पेज हटा दें, या उस पेज को अलग से भेजें।

PNG के रूप में सेव किया गया स्कैन पेज इसी का एक ख़ास और आम रूप है। PNG लॉसलेस है, जो स्क्रीनशॉट और डायग्राम के लिए सही है और किसी डॉक्यूमेंट की फ़ोटो के लिए बिल्कुल ग़लत — वही पेज JPEG में अक्सर दसवें हिस्से के साइज़ का होता है, और फ़र्क़ किसी को दिखता नहीं। देखें कौन-सा इमेज फ़ॉर्मैट इस्तेमाल करें।

कब इसे ईमेल करना ही नहीं चाहिए

करीब 20 MB से ऊपर, अटैचमेंट से बेहतर लिंक है, और यह साफ़ कहना ज़रूरी है। अटैचमेंट हर उस मेलबॉक्स में कॉपी होते हैं जहां से वे गुज़रते हैं, ऐसे गेटवे पर बिना कोई वजह बताए लौट आते हैं जो आपको दिखते भी नहीं, और किसी मैसेज के चुपचाप न पहुंचने की यही सबसे आम वजह है। आपके पास जो भी स्टोरेज पहले से है, उसका शेयर किया लिंक इन तीनों से बचाता है और भेजने के बाद भी फ़ाइल बदलने देता है।

अपवाद वह सब है जिसका रिकॉर्ड रहना ज़रूरी है — कोई फ़ाइलिंग, हस्ताक्षर किया कॉन्ट्रैक्ट, इनवॉइस — जहां अटैचमेंट ही सबूत होता है कि कुछ भेजा गया था। वहां ज़रूरत के मुताबिक़ कंप्रेस और स्प्लिट करें, और 25 MB मान लेने के बजाय पाने वाले की बताई गई सीमा जांच लें।