Ihr PDF ist zu groß für eine E-Mail

Die Limits, an die Sie tatsächlich stoßen

Das sollten Sie vorher wissen, denn das Ziel entscheidet, wie viel Aufwand nötig ist. Bei Gmail und Outlook.com ist jeweils bei 25 MB Schluss. Postfächer in Microsoft 365 sind häufig ebenfalls auf 25 MB begrenzt, wobei ein Administrator das niedriger ansetzen kann und es oft auch tut. Viele Mail-Gateways in Unternehmen erzwingen 10 MB, egal was das Postfach erlaubt, und manche Behörden- und Justizportale sind noch strenger – 5 MB sind ein gängiger Wert, und einige Gerichtssysteme schreiben noch weniger vor.

Es gibt ein zweites, unsichtbares Limit. E-Mail-Anhänge werden für die Übertragung als Text kodiert, was sie um etwa ein Drittel aufbläht – eine 20-MB-Datei kann so als rund 27 MB große Nachricht ankommen und an einem 25-MB-Limit scheitern, das sie scheinbar einhielt. Wenn eine Datei knapp unter dem Limit zurückkommt, liegt es daran. Zielen Sie auf etwa drei Viertel der angegebenen Grenze, dann tritt das Problem nicht mehr auf.

Finden Sie heraus, welche Art großer Datei Sie haben

Öffnen Sie das PDF und scrollen Sie hindurch. Sie suchen nach einem von drei Dingen, und die Antwort bestimmt alles Weitere.

Scans oder Fotos auf den meisten Seiten. Jede Seite ist ein Bild, und in Bildern stecken die Megabytes. Das ist der häufigste Fall und der, der sich am besten komprimieren lässt – rechnen Sie mit der Hälfte bis vier Fünfteln weniger Größe, ohne sichtbaren Unterschied am Bildschirm.

Überwiegend Text, aber sehr viele Seiten. Ein Textdokument mit 400 Seiten ist groß, weil es lang ist, nicht weil darin etwas verschwendet wird. Die Komprimierung findet hier fast nichts, woran sie ansetzen kann, und genau in diesem Fall komprimieren Leute immer wieder und kommen zu dem Schluss, das Tool sei kaputt.

Einige wenige riesige Seiten. Meist eine CAD-Zeichnung, eine Karte, ein Plakat oder eine Seite mit einem einzigen sehr hochauflösenden Foto. Eine Seite kann den Großteil der Datei ausmachen, und sie zu finden ist oft schon die ganze Arbeit.

Wenn es Scans oder Fotos sind: komprimieren

Das ist die Lösung, die funktioniert – und sie funktioniert, weil die Bilder in einem gescannten PDF fast immer in einer Auflösung gespeichert sind, die weit über das hinausgeht, was sich je jemand ansieht. PDF verkleinern kodiert diese Bilder mit einer sinnvollen Obergrenze neu und lässt Text und Vektorgrafiken unangetastet. Die Schrift bleibt also gestochen scharf, während die Bilder Details aufgeben, die niemand am Bildschirm sehen kann.

Rechnen Sie bei einem gescannten Dokument mit der empfohlenen Einstellung mit 50 bis 80 Prozent weniger. Dass ein 40 MB großer gescannter Vertrag bei 8 bis 20 MB landet, ist ein normales Ergebnis. Muss es noch kleiner sein, tauschen die stärkeren Einstellungen sichtbare Bildqualität gegen Größe und sagen das auch – und die stärkste Einstellung macht aus jeder Seite ein einziges Bild. Das verkleinert die Datei drastisch und zerstört die Textebene, sodass sich das Dokument nicht mehr durchsuchen, markieren oder kopieren lässt. Nutzen Sie sie nur, wenn die Größe wirklich das Einzige ist, was zählt.

Ein Vorbehalt für alles, was in die Druckerei geht: Die Komprimierung wandelt Bilder in Bildschirmfarben um. Am Monitor ist das unsichtbar, in der Druckmaschine nicht. Siehe ein PDF für den Druck vorbereiten.

Wenn es Text ist: nicht weiter komprimieren, sondern teilen

Text ist in einem PDF bereits äußerst effizient gespeichert – eine Seite Fließtext hat wenige Kilobyte –, es gibt also nichts abzuspecken, und die Komprimierung bringt bestenfalls ein paar Prozent. Wiederholtes Komprimieren verschlechtert die vorhandenen Bilder, ohne die Größe zu verringern – das Schlechteste aus beiden Welten.

Die Lösung: weniger auf einmal senden. PDF teilen in Abschnitte, die passen, ist bei einem langen Bericht meist die richtige Antwort, und oft ist es auch für den Empfänger besser – niemand will einen Anhang mit 400 Seiten, wenn der relevante Teil Kapitel neun ist. Nur die wichtigen Seiten extrahieren ist noch besser, wenn Sie wissen, welche das sind.

Wenn einige Seiten riesig sind: erst finden

Teilen Sie das Dokument in einzelne Seiten und sehen Sie sich die Dateigrößen an. Die Übeltäterin ist meist offensichtlich – eine Seite mit 30 MB unter fünfzig mit 200 KB. Sobald Sie wissen, welche es ist, haben Sie Möglichkeiten, die der Ansatz für das ganze Dokument nicht bietet: das Bild auf dieser Seite durch eine kleinere Version ersetzen, die Seite entfernen, wenn es ein dekoratives Deckblatt ist, oder diese Seite separat senden.

Eine als PNG gespeicherte gescannte Seite ist eine konkrete und häufige Variante davon. PNG ist verlustfrei – richtig für Screenshots und Diagramme, völlig falsch für das Foto eines Dokuments. Dieselbe Seite als JPEG ist oft nur ein Zehntel so groß, bei einem Unterschied, den niemand sieht. Siehe welches Bildformat Sie verwenden sollten.

Wann Sie es gar nicht per E-Mail senden sollten

Ab etwa 20 MB ist ein Link besser als ein Anhang, und das sollte man klar sagen. Anhänge werden in jedes Postfach kopiert, das sie berühren, werden an Gateways, die Sie nicht sehen, kommentarlos abgewiesen und sind der häufigste Grund, warum eine Nachricht stillschweigend nicht ankommt. Ein Freigabelink aus dem Speicher, den Sie ohnehin nutzen, vermeidet alle drei Probleme und lässt Sie die Datei auch nach dem Senden noch ersetzen.

Die Ausnahme ist alles, was aktenkundig sein muss – ein eingereichter Schriftsatz, ein unterschriebener Vertrag, eine Rechnung –, wo der Anhang der Beweis ist, dass etwas gesendet wurde. Komprimieren und teilen Sie dort nach Bedarf und prüfen Sie das angegebene Limit des Empfängers, statt von 25 MB auszugehen.