Chuẩn bị file PDF gửi nhà in

Vì sao cần 3 mm lề tràn

Giấy được xén theo chồng, và máy xén không hoàn hảo. Lưỡi dao bị lệch, chồng giấy bị xê dịch, và vết cắt rơi cách chỗ nhắm một phần nhỏ milimét. Nếu thiết kế của bạn dừng đúng ở mép trang, độ lệch đó sẽ hiện thành một đường trắng mảnh dọc một cạnh ở một số bản in mà không có ở bản khác.

Lề tràn là phần thiết kế kéo dài ra ngoài đường xén để vết cắt luôn rơi vào bên trong nó. Ba milimét là yêu cầu tiêu chuẩn ở hầu hết các nơi trên thế giới; một số nhà in muốn năm, và in khổ lớn cần nhiều hơn. Nó không phải lề trang cũng không phải trang trí — nó là dung sai mà quá trình xén cần, và là lý do nhà in yêu cầu trang lớn hơn thành phẩm một chút.

Dấu cắt là nửa còn lại: những đường mảnh bên ngoài vùng xén chỉ ra chỗ cần cắt. Thêm lề tràn và dấu cắt sau khi đã thiết kế xong chỉ hiệu quả khi thiết kế đã kéo dài đủ xa; nó không thể tự tạo ra phần hình chưa từng được vẽ, nên một thiết kế dàn trang vừa khít kích thước thành phẩm sẽ nhận lề tràn màu trắng chứ không phải thêm phần hình.

Khổ trang lẫn lộn là bị từ chối ngay

Một lệnh in được bình trang — nhiều trang được sắp xếp trên một tờ lớn, in ra, gấp lại rồi xén. Cách sắp xếp đó giả định mọi trang có cùng kích thước, nên một tài liệu có các trang không đồng nhất thì hoàn toàn không bình trang được. Đây là một trong những lý do bị từ chối tự động phổ biến nhất, và nó vô hình trên màn hình, vì trình đọc PDF vẫn vui vẻ hiển thị lần lượt các trang có kích thước khác nhau.

Nó thường xảy ra do vô tình: một tài liệu ghép từ nhiều nguồn, hoặc một trang xuất theo khổ US Letter lẫn giữa các trang A4 — chênh lệch bốn milimét mà không ai để ý. Đồng bộ mọi trang về một khổ xén sẽ khắc phục được. Nội dung được co giãn cho vừa chứ không bị cắt, nên trang có tỷ lệ khác sẽ giữ lại toàn bộ nội dung và có thêm một viền nhỏ đều — cách làm thận trọng, và tốt hơn là âm thầm cắt mất mép của người khác.

Làm phẳng các phần tương tác

Một file PDF có thể chứa trường biểu mẫu, bình luận, con dấu và chú thích, và việc một máy in cụ thể có hiển thị chúng hay không thực sự không thể đoán trước — có máy in ra, có máy không, và tùy chọn thì bị giấu kỹ. Một bản hợp đồng in ra mà mất hết các câu trả lời đã điền là sai lầm đắt giá kinh điển, và thường chỉ được phát hiện sau một nghìn bản in.

Làm phẳng sẽ ghi hình thức hiển thị của từng chú thích vào nội dung trang rồi xóa chú thích đó, để những gì bạn thấy cũng là những gì mọi người khác thấy và in ra. Liên kết được cố ý giữ nguyên hoạt động, vì biến mục lục thành mực in vô tri là phá hoại chứ không phải tính năng.

Một lưu ý: làm phẳng sẽ viết lại nội dung trang, điều này làm mất hiệu lực chữ ký số — và như vậy là đúng, vì phát hiện chính điều đó là mục đích của chữ ký. Một tài liệu đã ký cần mang đi in thì nên trao đổi với nhà in thay vì làm phẳng.

CMYK và phông chữ: những phần phải đúng ngay từ đầu

Đây là chỗ sự trung thực quan trọng hơn khả năng. Màn hình dùng RGB còn máy in dùng CMYK, và chuyển đổi giữa hai hệ không phải là phép tính số học — nó phụ thuộc vào máy in, giấy và mực, được mô tả bằng một ICC profile do nhà in cung cấp. Công cụ nào chuyển đổi mà không có profile đó là đang đoán, và tạo ra một file vượt qua kiểm tra nhưng in sai màu — còn tệ hơn một file bị lỗi.

Vì vậy chuyển đổi màu thuộc về khâu trước, trong phần mềm đã dàn trang tài liệu, hoặc khâu sau, trong quy trình riêng của nhà in. Nếu màu sắc là yếu tố then chốt — màu thương hiệu, một bức ảnh, bất cứ thứ gì cần khớp với thứ khác — hãy đặt profile trong InDesign, Affinity Publisher hoặc Scribus trước khi xuất. Scribus miễn phí và xuất thẳng ra PDF/X.

Phông chữ phải được nhúng, và điều này cũng không thể sửa sau. Nhúng phông chữ cần có file phông chữ, mà đó chính là thứ không có trong một PDF đã không nhúng nó — không gì có thể tự tạo ra nó, và thay bằng một phông chữ trông tương tự sẽ làm dàn lại văn bản. Hầu hết PDF được tạo trong thế kỷ này bởi Word, LibreOffice hay một trình điều khiển máy in tử tế đều tự động nhúng phông chữ. Hãy kiểm tra thay vì mặc định: trình đọc PDF nào cũng liệt kê các phông chữ và cho biết phông chữ nào đã được nhúng.

Hai điều không nên làm

Đừng nén PDF in để làm nó nhỏ đi. Nén sẽ mã hóa lại ảnh về độ phân giải màn hình và chuyển sang màu dành cho màn hình — không thấy được trên màn hình, và chính là điều bạn không muốn khi in. File in nặng vì bản in cần độ phân giải đó. Nếu file quá lớn để gửi email, hãy gửi đường link.

Đừng mặc định PDF/A nghĩa là sẵn sàng để in. PDF/A là chuẩn lưu trữ: nó tồn tại để một tài liệu hiển thị y hệt sau năm mươi năm nữa. PDF/X mới là chuẩn dành cho in ấn, và là thứ nhà in muốn nói khi họ yêu cầu một file đạt chuẩn. Hai chuẩn này có phần giao nhau nhưng không phải là một.

Cuối cùng: gửi file và nhờ nhà in kiểm tra trước (preflight). Hầu hết nhà in sẽ làm, hầu hết sẽ cho bạn biết chính xác quy trình của họ cần gì, và bốn vấn đề nêu trên chính là bốn vấn đề họ sẽ nêu ra đầu tiên. Năm phút của họ đáng giá hơn một lần in lại.