XLS in XLSX umwandeln

Von einem Binärformat aus dem Jahr 1997 zu einem modernen

Unter der Oberfläche haben die beiden Formate fast nichts gemeinsam. Eine .xls ist eine zusammengesetzte Binärdatei – ein kleines Dateisystem in einer einzigen Datei, mit Datensätzen, die so angelegt sind, wie Computer 1997 arbeiteten –, während eine .xlsx ein ZIP-Archiv aus XML-Dokumenten ist. Es handelt sich also um einen echten Neuaufbau, nicht um eine Umbenennung, und der Gewinn lohnt sich: Dieselbe Arbeitsmappe ist als .xlsx meist deutlich kleiner, weil sich XML hervorragend komprimieren lässt, während ein Binärformat seine Datensätze unverändert ablegt.

Die Grenzen verschieben sich dramatisch, und oft ist genau das der eigentliche Grund für die Umwandlung. Eine .xls endet bei 65.536 Zeilen und 256 Spalten; eine .xlsx erlaubt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Außerdem fasst sie weit mehr Farben, bedingte Formate und Zellformatvorlagen, als die festen Paletten des älteren Formats zuließen – eine Datei, die still von ihrem Format eingeschränkt war, ist es nicht mehr.

VBA-Makros überleben nicht, und das liegt am Zielformat. Das .xlsx-Format kann überhaupt keine Makros enthalten: Microsoft hat sie bewusst in .xlsm ausgelagert, damit man einer einfachen Arbeitsmappe vertrauen kann, keinen ausführbaren Code zu enthalten. Eine .xls mit Makros wird daher mit ihren Daten und ihrer Formatierung umgewandelt, die Automatisierung bleibt zurück – für eine Arbeitsmappe, die auf ihre Makros angewiesen ist, führt der Weg über das Speichern als .xlsm in Excel, nicht über einen Konverter.

Bei wirklich alten Dateien lohnt danach eine Prüfung. Das frühe Excel behandelte 1900 als Schaltjahr, was es nicht war, und der daraus folgende Versatz um einen Tag bei Datumswerten vor März 1900 wird bis heute als Kompatibilitätseinstellung mitgeführt. Moderne Arbeitsmappen kommen damit zurecht, aber eine Tabelle mit Datumswerten aus dem 19. Jahrhundert ist einen Blick wert. Auch externe Verknüpfungen zu anderen alten Arbeitsmappen sollten Sie prüfen: Sie werden umgeschrieben und funktionieren nur, wenn die verknüpften Dateien noch dort liegen, wo sie lagen.

Wenn Sie etwas anderes brauchen

LibreOffice erledigt dieselbe Umwandlung lokal, ohne Größenlimit und ohne dass etwas übers Netz geht: soffice --headless --convert-to xlsx *.xls wandelt einen Ordner in einem Durchgang um. Für ein Netzlaufwerk voller Alt-Arbeitsmappen ist das der realistische Weg – und alte Tabellen sind genau die Art Datei, in der sich am Ende die Gehaltsabrechnung findet.

Für eine Arbeitsmappe, die auf Makros angewiesen ist, wandeln Sie in Excel selbst um und speichern als .xlsm – so bleiben das moderne Format und die Automatisierung erhalten. Und ist die Datei wirklich uralt – Excel 5.0 oder älter oder eine Lotus-1-2-3-Datei, die irgendwann umbenannt wurde –, öffnet LibreOffice sie mit größerer Wahrscheinlichkeit als das aktuelle Excel, das die Unterstützung für mehrere früher lesbare Formate eingestellt hat.