Chuyển XLS sang XLSX

Từ định dạng nhị phân năm 1997 sang định dạng hiện đại

Hai định dạng này gần như không có gì chung ở bên trong. File .xls là một file nhị phân phức hợp — một hệ thống file thu nhỏ nằm trong một file duy nhất, với các bản ghi được sắp xếp theo cách máy tính hoạt động năm 1997 — còn .xlsx là một file nén ZIP chứa các tài liệu XML. Vì vậy đây là việc dựng lại thực sự chứ không chỉ đổi nhãn, và lợi ích rất đáng giá: cùng một bảng tính thường nhỏ hơn nhiều khi ở dạng .xlsx, vì XML nén cực tốt, trong khi định dạng nhị phân lưu nguyên văn các bản ghi của nó.

Các giới hạn được nới rộng đáng kể, và đây thường là lý do thật sự để chuyển đổi. File .xls dừng ở 65.536 hàng và 256 cột; .xlsx cho phép 1.048.576 hàng và 16.384 cột. Nó cũng chứa được nhiều màu hơn, nhiều định dạng có điều kiện hơn và nhiều kiểu ô hơn hẳn so với bảng màu cố định của định dạng cũ — nên một file từng âm thầm bị định dạng của nó giới hạn sẽ không còn bị như vậy.

Macro VBA không được giữ lại, và đó là do bản chất của định dạng đích. Định dạng .xlsx hoàn toàn không thể chứa macro: Microsoft tách chúng sang .xlsm chính là để một bảng tính thông thường có thể được tin là không chứa mã thực thi. Vì vậy một file .xls có macro được chuyển đổi phần dữ liệu và định dạng, còn phần tự động hóa bị bỏ lại — với bảng tính phụ thuộc vào macro, cách đúng là lưu lại thành .xlsm từ Excel, không phải dùng công cụ chuyển đổi.

Có một điều cần kiểm tra sau khi chuyển đổi với những file thật sự cũ. Excel thời đầu coi năm 1900 là năm nhuận, dù thực tế không phải, và sai lệch một ngày ở các ngày trước tháng 3 năm 1900 do lỗi này vẫn được giữ dưới dạng một cài đặt tương thích. Bảng tính hiện đại xử lý được điều đó, nhưng bảng tính chứa ngày tháng thế kỷ 19 thì nên xem qua. Liên kết ngoài đến các bảng tính cũ khác cũng nên kiểm tra, vì chúng được viết lại và chỉ hoạt động nếu các file được tham chiếu vẫn nằm ở chỗ cũ.

Khi bạn cần công cụ khác

LibreOffice thực hiện cùng việc chuyển đổi ngay trên máy, không giới hạn dung lượng và không có gì đi qua mạng: soffice --headless --convert-to xlsx *.xls chuyển đổi cả một thư mục trong một lượt. Với một ổ đĩa dùng chung đầy bảng tính cũ, đó là cách thực tế — và bảng tính cũ chính là loại file hay hóa ra chứa dữ liệu bảng lương.

Với bảng tính dựa vào macro, hãy chuyển đổi ngay trong Excel và lưu thành .xlsm, giữ được cả định dạng hiện đại lẫn phần tự động hóa. Và nếu file thật sự rất cũ — Excel 5.0 trở về trước, hoặc một file Lotus 1-2-3 từng bị đổi tên — LibreOffice có nhiều khả năng mở được hơn Excel hiện tại, vốn đã bỏ hỗ trợ một số định dạng từng đọc được.