XLS को XLSX में बदलें

1997 के बाइनरी फ़ॉर्मैट से आज के फ़ॉर्मैट तक

अंदर से इन दोनों फ़ॉर्मैट में लगभग कुछ भी एक जैसा नहीं है। .xls एक कंपाउंड बाइनरी फ़ाइल है — एक फ़ाइल के अंदर एक छोटा-सा फ़ाइल सिस्टम, जिसके रिकॉर्ड 1997 के कंप्यूटरों के काम करने के ढंग के हिसाब से रखे गए हैं — जबकि .xlsx XML डॉक्यूमेंट का एक ZIP आर्काइव है। इसलिए यह सिर्फ़ नाम बदलना नहीं, असल में दोबारा बनाना है, और इसके फ़ायदे लेने लायक हैं: वही वर्कबुक .xlsx में आम तौर पर काफ़ी छोटी होती है, क्योंकि XML बहुत अच्छी तरह कंप्रेस होता है, जबकि बाइनरी फ़ॉर्मैट अपने रिकॉर्ड ज्यों के त्यों रखता है।

सीमाएं बहुत बढ़ जाती हैं, और अक्सर कन्वर्ट करने की असली वजह यही होती है। .xls 65,536 पंक्तियों और 256 कॉलम पर रुक जाती है; .xlsx में 1,048,576 पंक्तियां और 16,384 कॉलम आ सकते हैं। इसमें पुराने फ़ॉर्मैट के तय पैलेट से कहीं ज़्यादा रंग, ज़्यादा कंडीशनल फ़ॉर्मैट और ज़्यादा सेल स्टाइल आ सकते हैं — यानी जो फ़ाइल चुपचाप अपने फ़ॉर्मैट से बंधी थी, वह अब नहीं रहती।

VBA मैक्रो नहीं बचते, और यह मंज़िल वाले फ़ॉर्मैट की ख़ासियत है। .xlsx फ़ॉर्मैट में मैक्रो रखे ही नहीं जा सकते: Microsoft ने उन्हें .xlsm में इसीलिए अलग किया ताकि किसी सादी वर्कबुक पर भरोसा किया जा सके कि उसमें चलने वाला कोड नहीं है। इसलिए मैक्रो वाली .xls अपने डेटा और फ़ॉर्मैटिंग के साथ कन्वर्ट होती है, और ऑटोमेशन पीछे छूट जाता है — जो वर्कबुक अपने मैक्रो पर निर्भर है, उसके लिए कन्वर्टर नहीं, बल्कि Excel से .xlsm के रूप में दोबारा सेव करना सही रास्ता है।

सचमुच पुरानी फ़ाइलों में बाद में एक चीज़ जांच लें। शुरुआती Excel 1900 को लीप ईयर मानता था, जो वह नहीं था, और इससे मार्च 1900 से पहले की तारीख़ों में एक दिन का जो फ़र्क़ आता है, वह आज भी कम्पैटिबिलिटी सेटिंग के रूप में साथ चलता है। नई वर्कबुक इसे संभाल लेती हैं, पर उन्नीसवीं सदी की तारीख़ों वाली स्प्रेडशीट पर एक नज़र डालना ठीक है। दूसरी पुरानी वर्कबुक के बाहरी लिंक भी जांचने लायक हैं, क्योंकि वे दोबारा लिखे जाते हैं और तभी काम करेंगे जब जिन फ़ाइलों का रेफ़रेंस है, वे अब भी वहीं हों जहां पहले थीं।

जब आपको कुछ और चाहिए

LibreOffice यही कन्वर्ज़न लोकल रूप से करता है, बिना साइज़ सीमा के और बिना कुछ नेटवर्क पर भेजे: soffice --headless --convert-to xlsx *.xls एक बार में पूरा फ़ोल्डर बदल देता है। पुरानी वर्कबुक से भरी शेयर्ड ड्राइव के लिए यही व्यावहारिक तरीक़ा है — और पुरानी स्प्रेडशीट ठीक वही फ़ाइलें होती हैं जिनमें आगे चलकर पेरोल निकलता है।

जो वर्कबुक मैक्रो पर निर्भर है, उसे Excel में ही कन्वर्ट करें और .xlsm के रूप में सेव करें, जिससे नया फ़ॉर्मैट और ऑटोमेशन दोनों बने रहते हैं। और अगर फ़ाइल सचमुच बहुत पुरानी है — Excel 5.0 या उससे पहले की, या कोई Lotus 1-2-3 फ़ाइल जिसका नाम कभी बदल दिया गया — तो उसे आज के Excel के मुक़ाबले LibreOffice से खुलने की संभावना ज़्यादा है, क्योंकि Excel ने कई ऐसे फ़ॉर्मैट का सपोर्ट छोड़ दिया है जिन्हें वह कभी पढ़ता था।